Жилье в командировке: как подтвердить расходы по найму жилого помещения?

Расходы по найму жилья в командировке

Командировка и расходы, связанные с ней, очень часто являются непростыми для отношений работника и нанимателя.

Не каждая профессия предполагает знание юридических формальностей, поэтому разберёмся, что следует учитывать при найме жилья в командировке.

Аренда квартиры в командировке: какие подтверждающие документы необходимо предоставить в бухгалтерию?

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 350-97-52. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

О том, как снять жилье без посредников, чтобы при этом не обманули, вы можете узнать из нашей статьи.

Варианты найма

Самый лучший вариант – договориться с принимающей стороной, если таковая имеется, об организации всех моментов командировки, в том числе и проживания сотрудника. Происходит это в редких случаях, когда дело касается крупных контрактов или поездок за границу.

Чаще же командированному приходится самостоятельно подыскивать себе вариант временного жилища.

Первое, что приходит на ум, — это гостиничный номер. Хороший вариант как для работника, которому не нужно будет заниматься уборкой помещения, так и для его нанимателя, потому как администрации отелей предоставляют услуги и требуют оплату только по официальным документам.

Варианты найма жилья в командировкеДругое дело, что свободные номера есть не всегда, а цены оставляют желать лучшего.

Особенно это касается длительного пребывания.

В качестве альтернативы отелю можно рассмотреть койко-место в хостеле.

Но это подойдёт разве что молодому человеку и то на одну-две ночи.

Другой вариант – аренда квартиры. Сдача жилья посуточно давно является отдельной нишей бизнеса в сфере недвижимости, распространена во всех крупных городах.

Цена такого найма в среднем в два раза ниже, чем стоимость номера в отеле с аналогичным количеством комнат. Да и жилец всегда может сэкономить на питании, воспользовавшись кухней, что в гостинице невозможно.

Образцы типового договора аренды комнаты в квартире и договора краткосрочного найма жилого помещения вы можете найти на нашем сайте.

Документы об оплате

Как подтвердить расходы по найму жилого помещения в командировке? Какой бы вариант не выбрал сотрудник, он должен помнить об обязательном оформлении документов. В случае с гостиницей, хостелом или общежитием это не является проблемой. Для бухгалтерии предприятия хватит и кассового чека, подтверждающего оплату.

Представители гостиницы могут выдать счёт-справку на собственном бланке организации, где будут подробно расписаны все расходы жильца. Отели и подобные учреждения нередко работают с представителями юридических лиц, поэтому сложностей возникнуть не должно.

Немного сложнее обстоит дело с арендой комнат и квартир. Если командированный сотрудник решил обратиться за поиском подходящего варианта в агентство по недвижимости, то ему следует сохранить документы об оплате как проживания, так и посреднических услуг риэлторов. Это могут быть соответствующие договоры и подписанные сторонами акты оказания услуг.

Не стоит поддаваться на уговоры арендодателей и соглашаться жить в квартире без договора.

Бухгалтер организации просто не поймёт, откуда взялись суммы, потраченные на проживание, если нет соответствующих документов.

Как подтвердить рпасходы за проживание в командировке?Вряд ли работник сможет истребовать всю сумму, истраченную на жильё при командировке в такой ситуации.

Оформление фиктивных счетов за проживание в гостинице или завышение размеров фактической стоимости аренды в договоре будет являться составом преступления по статье 159 УК РФ (Мошенничество).

Отсутствие подтверждения

Что делать, если нет подтверждающих документов на расходы по найму жилья? Бывают случаи, когда представить документы, из которых можно получить информацию о расходах на проживание в командировке, работник не в силах по ряду причин.

В этом случае возникает спорная ситуация, которая редко решается в пользу физического лица. Очевидно, что командированный сотрудник где-то жил во время командировки. И подобные услуги редко оказываются на безвозмездной основе.

Поэтому руководство организации обозначит некоторую сумму, которая будет выдана работнику в качестве компенсации расходов, или которую можно списать из командировочных средств, выданных авансом. Практически всегда эта величина меньше фактических затрат, понесённых работником.

При желании можно будет запросить информацию о средних ценах аренды из агентства по недвижимости и, опираясь на неё, в судебном порядке отстаивать свои интересы и требовать компенсации издержек.

Но судьи предпочитают исследовать доказательства, а не руководствоваться умозрительными заключениями. Нет документов – нет расходов.

Что касается налогового вычета, то Налоговый кодекс РФ допускает освобождение от уплаты НДФЛ и страховых взносов с суммы на наем жилья в 700 рублей за каждый день командировки по РФ (и 2500 при заграничной) в случае, если у организации нет подтверждающих расходы документов.

Наем у частного лица

Оформление наема частного жилья в командировкеЕсли работник решил остановиться в квартире у частного лица во время командировки, то он должен заключить письменный договор стандартной формы.

Следует обратить внимание, что в этом документе должны быть указаны стоимость и срок, на который арендатор занимает жильё.

О том, что включает в себя оплата за найм жилого помещения, а также о правах и обязанностях арендодателя квартиры, вы можете узнать из наших статей. Для заключения нужны только паспорта сторон.

Также желательно потребовать у владельца квартиры документ о праве собственности и выписку и управляющей компании, где будут указаны сведения о зарегистрированных лицах. Как правило, с этим проблем не возникает, ведь собственник жилья нередко сталкивается с такими просьбами.

Часто бухгалтеры организации хотят, чтобы командированному оформляли доверенность на право заключения договора аренды квартиры от имени фирмы. В подобных манипуляциях нет нужды. Достаточно иметь приказ директора, по которому работник отправился в другой населённый пункт, и договор об аренде жилья в этом городе на всё время действия приказа. Этого хватит даже самому придирчивому бухгалтеру.

Оплачивать наем жилья лучше всего наличными под расписку владельца. Такой документ не только подтвердит расходы для бухгалтерии, но и будет принят в налоговой инспекции.

Расходы на наем жилья в командировке, возмещённые работодателем, не облагаются НДФЛ, а страховые взносы не начисляются в соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ.

Итак, самое главное, что нужно запомнить человеку в командировке – не пренебрегать сбором документов, которые подтверждают оплату аренды жилья. Это избавит его от многих вопросов по возвращению в родной город.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 350-97-52 (Москва)
+7 (812) 309-53-82 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!

Понравилась статья? Подписывайтесь на обновления сайта по RSS, или следите за обновлениями В Контакте, Одноклассниках, Facebook, Twitter или Google Plus.

Подписывайтесь на обновления по E-Mail: 

Расскажите друзьям!

Комментариев: 13
  1. Михаил Фёдоров

    здравствуйте! Сколько стоят отчетные документы командировачным?

  2. Борислав Кузьмин

    Если снимали квартиру у частного лица, справка из управляющей компании обязательна?

    • Дмитрий

      Здравствуйте, если по договору найма вы обязаны оплачивать коммунальные услуги за период проживания, то справка из управляющей компании будет нужна для того чтобы отчитаться и подтвердить оплату и сумму за коммунальные услуги.

    • Марина

      Смотря какой отчет нужен для собственника. Мы предоставляли в качестве отчета квитанции с чеками об оплате. И не брали справку от управляющей компании вообще никогда, хотя я сменила вот уже штук 5 съемных квартир и все у частных лиц. Никогда эта справка не преграждалась.

  3. Роман Тимофеев

    учреждение оплачивает физическому лицу расходы по найму жилья в служ командировке работников, насколько это правомерно

    • Инга

      Здравствуйте Роман, это правомерно и довольно распространенная практика, самое главное чтобы были соблюдены все юридические формальности, а именно договор найма жилья на определенный срок и расписка от хозяина квартиры в получении денежных средств. Все эти документы предоставляются в виде отчета в бухгалтерию учреждения.

    • Александр

      Здравствуйте Роман! Да, такие действия правомерны, так , как ни во всех регионах и местностях отлажен гостиничный бизнес и приходиться снимать квартиру в частном секторе. Оплачивается примерно средняя сумма в зависимости от региона командировки.Так что, ему или возмещаются расходы за проживание, или оплачиваются сразу. Положение №749 пункт 1 от 13.10.2008 года.

  4. Инесса Зайцева

    Какие документы я должна предоставить в бухгалтерию тому человеку, который снимает у меня в течение 3-х месяцев квартиру, Его предприятие ему этот срок найма оплатила Будет ли с меня взят налог?

    • Татьяна

      Здравствуйте Инесса, в бухгалтерию вашего нанимателя вы ничего предоставлять не обязаны.
      Вы заключаете с ним договор найма на определенный срок в двух экземплярах, один экземпляр отдаете нанимателю. После получения денег от нанимателя квартиры составляете расписку в их получении и передаете ему.

    • Ольга

      Инесса, здравствуйте. Вам нужно только составить договор найма жилого помещения, чтобы ваш квартирант предъявил его по месту своей работы. Налог с вас возьмут при условии, что вы заявите в налоговой службе дополнительный источник дохода, т.е. сдача жилого помещения в аренду.

  5. Максим Яковлев

    Здравствуйте! Мой работодатель отказывается оплачивать съем квартиры у частного лица при наличии договора и расписки, обусловливая это тем, что в приказе по командировке написано, что оплачивать они могут только не выше одноместного номера в гостинице, а этой информации нет (логично, если это частное лицо), но априори понятно, что съем одноместного номера в гостинице за месяц был бы однозначно дороже

    • Лариса

      Здравствуйте Максим, самым главным документом для подтверждения вашего возмездного проживания у частного лица является договор найма жилого помещения. Ваша бухгалтерия видимо просто опасается осуществить оплату по таким документам или принципиально не хочет этого делать. Возможен вариант запроса средней стоимости жилья за месяц в том населенном пункте, где вы были у агентств недвижимости, для того чтобы подтвердить что вы намеренно не завышали цену.

    • Алена

      В чем проблема? Идите и снимайте одноместный номер в гостинице. Хочет платить больше, но по правилам? Пусть платит. Просто найдите этот номер. А то очень интересно выходит, что все заработанное будете на жилье отдавать? Работодатель, видимо, боится, сделать что-то не по правилам. Если его обязали платить за одноместный номер, то пусть так и будет.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 350-97-52Москва +7 (812) 309-53-82Санкт-Петербург Остальные регионы:
Онлайн-консультант
Подписка (E-mail)