Жилье в командировке: как подтвердить расходы по найму жилого помещения?

Расходы по найму жилья в командировке

Командировка и расходы, связанные с ней, очень часто являются непростыми для отношений работника и нанимателя.

Не каждая профессия предполагает знание юридических формальностей, поэтому разберёмся, что следует учитывать при найме жилья в рабочей поездке.

Съем жилья в командировке: какие подтверждающие бумаги необходимо предоставить в бухгалтерию?

...

Содержание:

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 018-09-34. Это быстро и бесплатно!

О том, как снять жилье без посредников, чтобы при этом не обманули, можете узнать из нашей статьи.

      

Варианты найма

Самый лучший вариант – договориться с принимающей стороной, если таковая имеется, об организации всех моментов командировки, в том числе и проживания сотрудника. Происходит это в редких случаях, когда дело касается крупных контрактов или поездок за границу.

Чаще же командированному приходится самостоятельно подыскивать себе вариант временного жилища.

Первое, что приходит на ум, — это гостиничный номер. Хороший вариант как для работника, которому не нужно будет заниматься уборкой помещения, так и для его нанимателя, потому как администрации отелей предоставляют услуги и требуют оплату только по официальным документам.

Другое дело, что свободные номера есть не всегда, а цены оставляют желать лучшего.

Особенно это касается длительного пребывания.

В качестве альтернативы отелю можно рассмотреть койко-место в хостеле.

Но это подойдёт разве что молодому человеку и то на одну-две ночи.

Другой вариант – аренда квартиры. Сдача жилья посуточно давно является отдельной нишей бизнеса в сфере недвижимости, распространена во всех крупных городах.

Цена такого найма в среднем в два раза ниже, чем стоимость номера в отеле с аналогичным количеством комнат. Да и жилец всегда может сэкономить на питании, воспользовавшись кухней, что в гостинице невозможно.

Образцы типового договора аренды комнаты в квартире и договора краткосрочного найма жилого помещения вы можете найти на нашем сайте.

Документы об оплате

Как подтвердить расходы по найму жилого помещения в командировке? Какой бы вариант не выбрал сотрудник, он должен помнить об обязательном оформлении документов. В случае с гостиницей, хостелом или общежитием это не является проблемой. Для бухгалтерии предприятия хватит и кассового чека, подтверждающего оплату.

Представители гостиницы могут выдать счёт-справку на собственном бланке организации, где будут подробно расписаны все расходы жильца. Отели и подобные учреждения нередко работают с представителями юридических лиц, поэтому сложностей возникнуть не должно.

Немного сложнее обстоит дело с арендой жилплощади участников. Если командированный сотрудник решил обратиться за поиском подходящего варианта в агентство по недвижимости, то ему следует сохранить документы об оплате как проживания, так и посреднических услуг риэлторов. Это могут быть соответствующие договоры и подписанные сторонами акты оказания услуг.

Не стоит поддаваться на уговоры арендодателей и соглашаться на съем временного жилища без договора.

Бухгалтер организации просто не поймёт, откуда взялись суммы, потраченные на проживание, если нет соответствующих документов.

Вряд ли работник сможет истребовать всю сумму, истраченную на жильё при командировке в такой ситуации.

Оформление фиктивных счетов за проживание в гостинице или завышение размеров фактической стоимости аренды в заключенном соглашении будет являться составом преступления по статье 159 УК РФ (Мошенничество).

Отсутствие подтверждения

Что делать, если нет подтверждающих документов на расходы по найму жилья? Бывают случаи, когда представить бумаги, из которых можно получить информацию о расходах на проживание в командировке, работник не в силах по ряду причин.

В этом случае возникает спорная ситуация, которая редко решается в пользу физического лица. Очевидно, что командированный сотрудник где-то жил во время рабочей поездки. И подобные услуги редко оказываются на безвозмездной основе.

Поэтому руководство организации обозначит некоторую сумму, которая будет выдана работнику в качестве компенсации расходов, или которую можно списать из командировочных средств, выданных авансом. Практически всегда эта величина меньше фактических затрат, понесённых работником.

При желании можно будет запросить информацию о средних ценах аренды из агентства по недвижимости и, опираясь на неё, в судебном порядке отстаивать свои интересы и требовать компенсации издержек.

Но судьи предпочитают исследовать доказательства, а не руководствоваться умозрительными заключениями. Нет официальных подтверждений – нет расходов.

Что касается налогового вычета, то Налоговый кодекс РФ допускает освобождение от уплаты НДФЛ и страховых взносов с суммы на наем жилья в 700 рублей за каждый день командировки по РФ (и 2500 при заграничной) в случае, если у организации нет подтверждающих расходы документов.

Наем у частного лица

Если работник решил остановиться у частного лица во время командировки, то он должен заключить письменный договор стандартной формы.

Следует обратить внимание, что в этом документе должны быть указаны стоимость и срок, на который арендатор занимает жилплощадь.

О том, что включает в себя оплата за найм жилого помещения, а также о правах и обязанностях арендодателя квартиры, вы можете узнать из наших статей. Для заключения нужны только паспорта сторон.

Также желательно потребовать у владельца квартиры документ о праве собственности и выписку и управляющей компании, где будут указаны сведения о зарегистрированных лицах. Как правило, с этим проблем не возникает, ведь собственник жилья нередко сталкивается с такими просьбами.

Часто бухгалтеры организации хотят, чтобы командированному оформляли доверенность на право заключения договора аренды квартиры от имени фирмы. В подобных манипуляциях нет нужды. Достаточно иметь приказ директора, по которому работник отправился в другой населённый пункт, и соглашение о съеме жилья в этом городе на всё время действия приказа. Этого хватит даже самому придирчивому бухгалтеру.

Оплачивать наем квадратных метров лучше всего наличными под расписку владельца. Такой документ не только подтвердит расходы для бухгалтерии, но и будет принят в налоговой инспекции.

Расходы за проживание в рабочей поездке, возмещённые работодателем, не облагаются НДФЛ, а страховые взносы не начисляются в соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ.

Итак, самое главное, что нужно запомнить человеку в командировке – не пренебрегать сбором документов, которые подтверждают оплату найма жилья. Это избавит его от многих вопросов по возвращению в родной город.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (495) 018-09-34 (Москва)
Это быстро и бесплатно!
      
Комментарии 71
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Любовь

    Я бухгалтер. Как понять, что договор на аренду квартиры у частного лица и расписка об уплате наличных не липовые? Я точно знаю, что командированный сотрудник квартиру снимал, но платил раза в два меньше, у него сговор с арендодателем.

    • Наталья

      Проверьте, зарегистрировано ли соглашение в ФНС и какая сумма в нем указана.

      • Любовь

        Наталья, а как это проверить. Написать письмо в ФНС г.Санкт-Петербурга с приложением копии договора? А нам ответят? Я нигде не видела информации, что надо регистрировать подобные бумаги в ФНС ( хотя было бы полезно)…Спасибо.

    • Елена

      Любовь, практически это не доказать. Но, если есть свидетели, либо еще какие то доказательства, то можете обратиться в суд и взыскать с него сумму.

      • Любовь

        Спасибо за ответ. Как-то грустно все получается. Похоже на пробел в законодательстве. Рабочая поездка нашего сотрудника длилась 210 дней. Фальсификация с этим соглашением выливается в 200тыс.руб.убытков для «бедной» бюджетной организации. Доказательств нет. Зато теперь все сотрудники знают, как можно поживиться за счёт учреждения.

        • Роман

          а потратили бы немного времени на поиск жилплощади и сами бы вели сделку и деньги бы не утекли. а то делать ничего не хотим, а потом причитаем

  2. Вера Захарова

    меня не устраивает посуточная сдача мест в квартире, в которую меня поселили в ходе командировки. Других вариантов нет, а так же нет возможности предоставить арендодателем требуемых документов, например ОГРН, потому что все частники. Я сотрудник юстиции, рабочая поездка рассчитана на 40 суток, условий для проживания нет. Что делать? могу ли я отказаться от командировки.

    • Лена

      Нужно доказать работодателю, что условия для проживания не подходящие. В данном случае можно надеяться только на понимание руководителя. В противном случае, невыезд командированного засчитается прогулом, это уже грубое нарушение. Еще проверьте свой договор, какие условия для проживания там прописаны и совпадают ли они с действительностью.

    • Ольга

      Можете отказаться от поездки, данный вопрос решается непосредственно с работодателем.

  3. Аркадий Александров

    Еду по работе в Грецию, хочу снять квартиру на надежном сайте (так дешевле) и заплатить карточкой. После оплаты присылают электронное подтверждение расчета. Какие подтверждающие документы нужны бухгалтерии? расписка хозяина помещения? Ведь нужно доказать, что я действительно проживала у него.

    • Марина

      Аркадий, можете конечно взять расписку от владельца. Но так, как это рабочая поездка, то скорее всего вашему начальству подобное подтверждение не подойдет. Поэтому рекомендую оформить найм помещения официально.

    • Екатерина

      Аркадий, в вашем случае необходим договор аренды жилплощади, никакие расписки не подойдут.

  4. Иван Никитин

    Дочь сдает квартиру. Работает по патенту. Какие документы должна предоставить остановившемуся у нее на проживание командировочному?

    • Наташа

      Иван, добрый день.
      Нужно оформить соглашение на аренду жилплощади. Так, как человеку, который находится в командировке необходимо будет предоставить эту бумагу на работе.

    • Татьяна

      Она должна заключить с арендатором (командировочным) соглашение найма помещения на срок его проживания.

  5. Ирина

    Направляюсь организацией в город, где моя семья снимает дом (прописаны мы в другом регионе страны). Должны ли мне оплатить расходы по съему жилплощади на время рабочей поездки, ведь квадратных метров, принадлежащих мне в данном городе нет?

    • Татьяна

      Если работаете на государственном предприятии- то должны. Если на частном- читайте условия соглашения.

    • Катерина

      Ирина, добрый день.
      Это должно быть указано в трудовом соглашении, а вообще, если организация государственная, то сотруднику могут оплачивать все расходы, при предоставлении необходимых чеков для доказательства.

  6. Ярослав Поляков

    Приветствую. Работаю гос служащим какие подтверждающие бумаги мне нужны здать в бухгалтерию если я сниму квартиру а не гостинницу Спасибо

  7. Фёдор Смирнов

    не могли бы вы подсказать, какие могут быть риски при съеме жилья, которое находится в соц найме у арендодателя?

    • Игорь

      Ст.67 ЖК РФ устанавливает право нанимателя соц жилья сдавать его в поднаем. Риски при этом, это условия, прописанные в соглашении соцнайма — прямой запрет на сдачу в поднаем. Еще обязательна регистрация по месту пребывания.

    • нина

      Федор, добрый вечер. Необходимо обязательно спросить у арендодателя разрешение муниципалитета о возможности сдавать эти квадратные метры. Иначе станете участником дела по незаконной сдаче жилья и можете быть выселены в любой момент.

  8. Георгий Герасимов

    работники учреждения командируются в барнаул для прохождения обучения, снимают помещение для проживания, но зачастую для возмещения затрат предоставляют только соглашение на аренду жилья, копию паспорта арендодателя и копию свидетельства права на данную жилплощадь арендодателя. Обязана ли организация в данном случаи возмещать затраты за съем жил помещения при предоставлении вышеуказанных бумаг?

    • Борис

      Георгий, помимо вышеперечисленного арендодатель должен написать расписку в получении денежных средств в счет арендной платы. Эта расписка также подается в бухгалтерию работодателя.

    • Екатерина

      Да, на основание перечисленных вами документов, организация обязана возмещать затраты на съем жилья командировочным.

  9. Людмила Никитина

    Меня зовут Людмила. Возник вопрос о бумагах для отчета для квартиросъемщика. ТОлько начинаю заниматься этим бизнесом-потому ни каких официальных документов нет. Есть ли возможность предоставить арендатору какие то рукописные подтверждения?

    • Сергей Григорьевич

      Без всяких проблем можете написать от руки расписку в получении денежных средств за аренду жилплощади. Соглашение также может быть написано от руки если оно заключается между двумя физическими лицами без посредников.

    • Татьяна

      От руки вы можете предоставить соглашение найма, но заверить печатью его обязательно.

  10. Геннадий Матвеев

    Бухгалтерия не принимает авансовый отчет по из-за того, что соглашение о съеме жилплощади у частного лица официально не заверено. Есть само соглашение, акт, квитанция, но нет печати так как снимала у частника.

    • Екатерина

      Печать должна быть, ею удостоверяется подлинность данной бумаги. Поэтому, т.к. нет печати, бухгалтерия и не принимает.

    • Николай

      Геннадий, бухгалтерия требует точности во всем, но по факту на это достаточно зарегистрированного официально договора

  11. Аркадий Гусев

    какие отчётные документы предъявить по месту работы в Тюмени если я снимаю жильё в Архангельске на время командировки через риэлтора.

    • Ольга

      Нужно предоставить соглашение о съеме жилого помещения, чеки об оплате на случай если Вам давали командировочные или возместят денежные затраты, договор на оказание услуг риэлтором.

    • Наталья

      Вам потребуется соглашение на оказание услуг с риэлтором, а так же соглашение на аренду жилплощади.

  12. Герасим Кузнецов

    Можно ли закупать услуги по съему квартиры в командировке по 44-ФЗ и как отчитываться?

    • Александра

      Да, аренда жилплощади для проживания в командировке для сотрудников предприятия возможна, согласно пункта 3 статьи 1 Закона №44-ФЗ.
      Для отчета- договор найма или аренды жилища и документы подтверждающие оплату.

    • Наталья

      Для того, чтобы отчитаться за арендованные квадратные метры в командировке, у вас должны быть бумаги, которые будут подтверждать факт оплаты жилья.

  13. Павел Чистяков

    Подскажите пожалуйста..если в поездке по работе снимаем жилплощадь у физического лица достаточно ли соглашения о найме для подтверждения расходов

    • Вера

      Если с соглашением все нормально, оно имеет юридическую силу, то да, можете подтвердить свои расходы

    • Светлана

      Если договор аренды жилплощади не просрочен, в нем присутствуют все подписи и паспортные данные сторон, то он имеет юридическую силу и является прямым подтверждением и доказательством о ваших расходах на сьемное жилье.

  14. Сергей Миллер

    Какие бумаги необходимо представить в бухгалтерию для подтверждения аренды жилища в командировке у ИП.

    • Вера

      Вам должны были предоставить копию соглашения на съем жилья. Вот его и предоставьте. Если же такового нет, то доказать невозможно и возврата средств за крышу над головой не будет

    • Анна

      Необходимо предоставить договор соц. найма, на основание которого пользовались съемными квадратными метрами.

  15. Степан Голубев

    Где прописано кто должен подписывать бумаги о съеме жилья, если я нахожусь в командировке. Руководство, или я?

    • Анатолий

      Где и кто должен подписывать договор аренды жилья, прописано в Гражданском Кодексе главы 34; 35; аренда и найм жилого помещения, для физических лиц.
      Соглашение подписывается между сторонами арендодателем и нанимателем. Более подробно узнать вы сможете на этой странице;
      http://pravo.guru/gilishnoe-pr/nedvigimost/kvartira/arenda-kv/dokumenty-ar/dogovor-a

    • Татьяна

      Договор аренды жилья должен подписывать собственник жилплощади и гражданин, который желает ее арендовать.

  16. Артемий Беляев

    У меня такой вопрос: я сдаю квартиру посуточно, ко мне обратился командировочный, как можно оформить эту сделку?

    • Василиса

      Необходимо с командировочным заключить письменный договор стандартной формы с указанием стоимости, сроков. Укажите в нем все ваши паспортные данные.

    • Олег Георгиевич

      Нужно составить договор найма жилплощади на определенный срок в трех экземплярах, один из которых должен быть предоставлен в бухгалтерию командировочного. При передаче денег за съем помещения нужно написать расписку, тоже для бухгалтерии.

  17. Елизавета Лебедева

    Какие подтверждающие бумаги я, как арендодатель должна предоставить арендосъемщикам для получения ими командировочных

    • Александра

      Насколько я поняла, вы хотите, чтобы ваши съемщики получили командировочные? если я вас правильно поняла, вы должны предоставить доверенность, заверенную нотариусом, о получении ими ваших денег. Если же вы далеко в командировки. можно через электронную почту.

    • Инга

      Необходимо предоставить договор аренды жилплощади,в котором указаны сроки и стоимость проживания.А так же документ,подтверждающий факт оплаты проживания-это может быть расписка в получении денежных средств.

  18. Геннадий Яковлев

    Не смог найти информацию о возмещении суммы за проживание в мини-отеле в командировке. Просто не могу понять всю должны возместить сумму или нет

    • Анатолий

      Вам возместят всю сумму если вы предъявите для бухгалтера предприятия: кассовый чек, свидетельствующий оплату, счёт-справку с гостиницы или соглашение о найме жилплощади с указанием стоимости проживания и с подписью арендодателя.

    • Вероника

      Вам должны возместить всю сумму при предоставление документов, подтверждающих факт проживания и оплаты данных услуг.

  19. Ника Смирнова

    Сдала квартиру командировочному из другого города, бухгалтерия его организации запросила следующий пакет бумаг: скан паспорта, документа о праве собственности. технический паспорт квартиры. Действительно-ли нужно предоставить все запрашиваемое? Мне что-то подозрительно.

    • Мария

      Да, организация командировочного вполне может запросить подобные бумаги для подтверждения проживания командировочного и для выяснения его расходов на проживание. Ничего подозрительного в этом нет. Не волнуйтесь.

    • Лариса

      Добрый день Ника, в представленном запросе нет ничего подозрительного, для учреждения важно составить отчет о расходах и удостоверить вашу личность и ваши полномочия по сдаче в аренду квартиры.

  20. Михаил Фёдоров

    Сколько стоят отчетные документы командировачным?

  21. Борислав Кузьмин

    Если снимали квартиру у частного лица, справка из управляющей компании обязательна?

    • Марина

      Смотря какой отчет нужен для собственника. Мы предоставляли в качестве отчета квитанции с чеками об оплате. И не брали справку от управляющей компании вообще никогда, хотя я сменила вот уже штук 5 съемных помещений и все у частных лиц. Никогда эта справка не преграждалась.

    • Дмитрий

      Если по договору найма вы обязаны оплачивать коммунальные услуги за период проживания, то справка из управляющей компании будет нужна для того чтобы отчитаться и подтвердить оплату и сумму за коммунальные услуги.

  22. Роман Тимофеев

    учреждение оплачивает физическому лицу расходы по найму жилья в служ командировке работников, насколько это правомерно

    • Александр

      Роман! Да, такие действия правомерны, так , как ни во всех регионах и местностях отлажен гостиничный бизнес и приходиться снимать квартиру в частном секторе. Оплачивается примерно средняя сумма в зависимости от региона командировки.Так что, ему или возмещаются расходы за проживание, или оплачиваются сразу. Положение №749 пункт 1 от 13.10.2008 года.

    • Инга

      Это правомерно и довольно распространенная практика, самое главное чтобы были соблюдены все юридические формальности, а именно соглашение о найме жилплощади на определенный срок и расписка от хозяина квартиры в получении денежных средств. Все эти бумаги предоставляются в виде отчета в бухгалтерию учреждения.

  23. Инесса Зайцева

    Какие документы я должна предоставить в бухгалтерию тому человеку, который снимает у меня в течение 3-х месяцев квартиру, Его предприятие ему этот срок найма оплатило. Будет ли с меня взят налог?

    • Ольга

      Нужно только составить договор аренды жилплощади, чтобы ваш квартирант предъявил его по месту своей работы. Налог с вас возьмут при условии, что вы заявите в налоговой службе дополнительный источник дохода, т.е. сдача жилого помещения в аренду.

    • Татьяна

      В бухгалтерию вашего нанимателя вы ничего предоставлять не обязаны.
      Заключаете с ним соглашение найма на определенный срок в двух экземплярах, один экземпляр отдаете нанимателю. После получения денег от нанимателя квадратных метров составляете расписку в их получении и передаете ему.

  24. Максим Яковлев

    Мой работодатель отказывается оплачивать съем квартиры у частного лица при наличии договора и расписки, обусловливая это тем, что в приказе по командировке написано, что оплачивать они могут только не выше одноместного номера в гостинице, а этой информации нет (логично, если это частное лицо), но априори понятно, что съем одноместного номера в гостинице за месяц был бы однозначно дороже

    • Алена

      В чем проблема? Идите и снимайте одноместный номер в гостинице. Хочет платить больше, но по правилам? Пусть платит. Просто найдите этот номер. А то очень интересно выходит, что все заработанное будете за съем крыши над головой отдавать? Работодатель, видимо, боится, сделать что-то не по правилам. Если его обязали платить за одноместный номер, то пусть так и будет.

    • Лариса

      Приветствую Максим, самым главным документом для подтверждения вашего возмездного проживания у частного лица является договор найма жилого помещения. Ваша бухгалтерия видимо просто опасается осуществить оплату по таким документам или принципиально не хочет этого делать. Возможен вариант запроса средней стоимости жилья за месяц в том населенном пункте, где вы были у агентств недвижимости, для того чтобы подтвердить что вы намеренно не завышали цену.