+7 (499) 110-41-92Москва

Особенности накладных на отпуск товара, правила их заполнения. Возможность скачать бесплатно образец и бланк

Любое предприятие, занимающееся изготовлением чего бы то ни было, вынуждено хранить материальные ценности. По ним должен вестись учёт. И в том случае, когда произведённый товар отпускается со склада, должен составляться особый документ – накладная.

Разберёмся, что именно она собой представляет, как оформляется и в каких случаях требуется.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 110-41-92. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Что это такое?

Под накладной понимается особый документ, с помощью которого оформляется передача материальных ценностей от одного лица к другому. Она необходима, чтобы лицо, ответственное за хранение запасов или продукции, могло подтвердить, что вверенные ценности были действительно переданы по установленным правилам, а не утрачены.

Кроме того, на основании оформленных накладных производится приём товаров на учёт или их отпуск, а также совершаются бухгалтерские проводки.

Накладные относятся к числу документов первичного учёта и делятся на две основные группы:

  1. Транспортные накладные, с помощью которых оформляется перевозка груза от отправителя к получателю.
  2. Товарные накладные, по которым ведётся складское оформление.

К числу последних относится и такая разновидность этого документа, как накладная на отпуск товара. Она составляется на основании требования об отпуске, выписанного бухгалтерией, и по ней передаётся:

  • Сырьё со склада на участок производства.
  • Готовая продукция – в розничную сеть или филиалы.

Для чего нужен документ?

Накладная на отпуск товара составляется в тех случаях, когда происходит отгрузка материальных ценностей со склада. Она составляется в следующих случаях:

  • Товар передаётся внутри организации (например, со склада на производство).
  • Передача происходит стороннему грузополучателю (например, покупателю по договору поставки). Такой способ используется в том случае, если между предприятиями имеется соответствующая договорённость, предусматривающая использование этой формы документации.

Можно ли составлять на продукты питания?

Наиболее широко накладные на отпуск товара используются в области пищевого производства или общественного питания. Собственно говоря, обычно под накладной этого типа и понимается та, которая составляется по форме ОП-4, и касается передачи сырья из хранилищ на кухню или с кухни – на раздачу, в буфеты и т. д.

Внимание: Для раздаточных форма ОП-4 применяется в тех случаях, когда участок раздачи и собственно кухня или цех отделены друг от друга, и требуется отразить во внутренней документации предприятия движение товара.

Как оформляется?

Если речь идёт о форме именно накладной на отпуск товара, то применяется форма ОП-4 (номер по ОКУД 0330504), утверждённая постановлением Госкомстата РФ №132 от 1998 года. В связи с тем, что 1 января 2013 года вступил в силу ФЗ «О бухгалтерском учёте», эта унифицированная форма перестала быть обязательной.

Каждое предприятие вправе теперь подготавливать и утверждать свои формы первичной документации. Единственным исключением являются случаи, когда какая-то форма отдельно утверждалась государственными органами на основании федеральных законов – однако ОП-4 к этим случаям не относится.

Несмотря на право самостоятельно вводить формы для «первички», на большинстве предприятий до сих пор активно используются старые унифицированные формы. Они удобны, работники привыкли к их правильному заполнению – а дополнительная информация, которая может отражаться в самостоятельно разработанных бланках, требуется далеко не всегда.

Тем не менее, если руководство организации решает ввести свои собственные бланки для накладной на отпуск товара, такой документ должен обязательно содержать следующие сведения:

  1. Название компании.
  2. Структурное подразделение, в котором происходит движение товара.
  3. Наименование передаваемых материальных ценностей, количество и цена.
  4. Основание для передачи. Обычно им бывает требование, составленное по форме № ОП-3 или аналогичной.
  5. Подписи материально ответственных лиц, производящих отпуск.
Важно: В тех случаях, когда речь идёт о передаче продуктов питания, важным моментом является и время составления документа. Как правило, такие товары являются скоропортящимися, и санитарные нормы ограничивают время, когда возможна их передача.

Оформление ОП-4

При использовании накладной, составляемой по форме ОП-4 или аналогичной, следует руководствоваться следующими правилами.

Кто должен заниматься составлением?

Составлением накладной занимается лицо, в чьи обязанности это входит согласно штатному расписанию и должностным инструкциям, действующим на предприятии.

Такими лицами могут быть:

  • Сотрудник бухгалтерии.
  • Кладовщик.
  • Руководитель производственного отдела и т. д.

Количество экземпляров

При использовании бланка формы ОП-4 документ должен быть изготовлен минимум в 2 экземплярах:

  1. Первый передаётся лицу, которое товар получило и теперь несёт за него материальную ответственность.
  2. Второй остаётся у заведующего складом или кладовой. Позднее он вместе с товарным отчётом передаётся в бухгалтерию предприятия.

При необходимости в зависимости от действующей учётной политики на предприятии могут изготавливаться дополнительные экземпляры.

Порядок заполнения ОП-4

При использовании бланка накладной на отпуск формы № ОП-4, заполнены должны быть следующие графы:

  • Название организации.
  • Структурное подразделение, откуда берётся товар.
  • Подразделение, куда товар передаётся.
  • Номер и дата составления накладной.
  • Название документа, на основании которого производился отпуск.
  • Время, когда отпуск был произведён.
  • Полное имя и должность лица, несущего материальную ответственность за товар.
  • Информация о передаваемом товаре. Должны быть указаны ассортимент, количество и цена (учётная и для продажи). В том случае, если по каким-то причинам со склада было выдано меньшее количество товара, чем было затребовано получателем, об этом проставляется отметка в соответствующем столбце.
  • Общая стоимость отпущенного товара.
  • Должность и подпись лица, производившего отпуск (обычно – кладовщика).
  • Должность и подпись лица, которое произвело приёмку.
  • Подписи заведующего производством и руководителя организации.

При этом нужно помнить, что заполняться могут не все графы. К примеру, если учётная и продажная цена товара одинаковы, продажная может не указываться. Тем не менее, есть информация, без которой накладную оформлять нельзя, в неё входят:

  1. Сведения о товаре. Если не указано, что именно передавалось – документ не имеет никакой силы.
  2. Основания для выдачи. Если эта графа не заполнена – могут возникнуть сомнения в том, по какой именно причине происходила передача товара.
  3. Имя и должность лица, производящего выдачу. Без указания этих сведений будет неизвестно, обладал ли человек, непосредственно передававший товар, полномочиями на это.
  4. Имя и должность лица, принявшего товар. Для того, чтобы в случае необходимости возложить на виновного материальную ответственность за утрату или порчу передаваемых ценностей, необходимо, чтобы имелись подтверждения того, что какое-то имущество ему действительно вручалось.
  5. Подписи ответственных лиц. Без них документ недействителен.

Формы накладной для скачивания:

Важно: Законодательство однозначно этого не требует, однако на многих предприятиях действительной является только личная подпись, без использования факсимиле. Поэтому наилучший вариант – это именно подписание документа лично.

Подписание

Документ, составленный с использованием бланка формы № ОП-4, должны подписывать следующие лица:

  1. Сотрудник, производивший отпуск.
  2. Сотрудник, принявший товар.
  3. Руководитель предприятия или структурного подразделения, имеющий полномочия на подписание документов.
  4. Заведующий производством.

Подписание производится в последних графах документа на его второй странице.

В том случае, если документ не был подписан лицами, в чьи обязанности это входит, следует руководствоваться пп. 6 и 7 ч. 2 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте». Эта норма относит указание должностей и подписи ответственных лиц к обязательным реквизитам «первички». Следовательно, при отсутствии подписей накладная не может быть принята к учёту.

Ст. 9 ФЗ «О бухучёте» требует, чтобы подпись сопровождалась фамилией и инициалами лиц, подписавших документ. Вместо расшифровки могут быть указаны иные реквизиты, позволяющие точно определить, кто именно поставил подпись (например, табельный номер сотрудника и т. п.).

Проставление печатей

В отличие от подписи, печать не входит в число обязательных элементов для накладной ОП-4 . Поэтому документ, составленный правильно, но не заверенный печатью организации, всё равно будет иметь силу.

В том же случае, если внутренние нормативные акты организации и её учётная политика требуют проставления печати, она ставится в конце документа вместе с подписями ответственных лиц. В этом случае ставить оттиск будет то лицо, которому печать вверена и которое имеет соответствующие полномочия.

Важно: В тех случаях, когда для оформления накладной используется не ОП-4, а разработанный и утверждённый на предприятии бланк, в котором обязательно использование внутренней печати, накладная обязательно должна быть заверена оттиском.

Он будет проставляться в специально отмеченном в накладной месте (обычно – там, где стоит отметка «М.П.», «место печати»).

Где нужно фиксировать документ?

Как и другие первичные документы учёта, накладные на отпуск должны быть зафиксированы. Точный порядок фиксации законом не утверждён, однако на практике накладные по форме ОП-4 или аналогичной фиксируются в товарном отчёте – документе, который регулярно передаётся со склада в бухгалтерию предприятия. В нём накладные отражаются в хронологическом порядке с указанием их реквизитов.

Отчёт составляется по форме ТОРГ-29 либо аналогичной, утверждённой на предприятии. Периодичность сдачи отчётов зависит от товарооборота в организации и утверждается руководством.

Нужно ли хранить и сколько времени?

Согласно приказу Минкультуры РФ №558 от 2010 года бухгалтерская первичка (в том числе и накладные на отпуск) должны храниться на предприятии не менее пяти лет при условии, что в структурном подразделении, где был оформлен документ, проводилась ревизия.

Накладная на отпуск товара – специфический документ, применяемый практически всегда в организациях общественного питания или пищевого производства. Она служит для того, чтобы документально оформить передачу либо продуктов со склада на кухню или в производственный участок, либо с производства – в реализацию.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 110-41-92 (Москва)
Это быстро и бесплатно!
      
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий