Особенности накладных на отпуск товара, правила их заполнения. Возможность скачать бесплатно образец и бланк
Любое предприятие, занимающееся изготовлением чего бы то ни было, вынуждено хранить материальные ценности. По ним должен вестись учёт. И в том случае, когда произведённый товар отпускается со склада, должен составляться особый документ – накладная.
Разберёмся, что именно она собой представляет, как оформляется и в каких случаях требуется.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-94. Это быстро и бесплатно!
Показать содержание
- Что это такое?
- Для чего нужен документ?
- Как оформляется?
- Оформление ОП-4
Кто должен заниматься составлением? Количество экземпляров Порядок заполнения ОП-4 Подписание Проставление печатей- Где нужно фиксировать документ?
Нужно ли хранить и сколько времени?Что это такое?
Под накладной понимается особый документ, с помощью которого оформляется передача материальных ценностей от одного лица к другому. Она необходима, чтобы лицо, ответственное за хранение запасов или продукции, могло подтвердить, что вверенные ценности были действительно переданы по установленным правилам, а не утрачены.
Кроме того, на основании оформленных накладных производится приём товаров на учёт или их отпуск, а также совершаются бухгалтерские проводки.
Накладные относятся к числу документов первичного учёта и делятся на две основные группы:
- Транспортные накладные, с помощью которых оформляется перевозка груза от отправителя к получателю.
- Товарные накладные, по которым ведётся складское оформление.
К числу последних относится и такая разновидность этого документа, как накладная на отпуск товара. Она составляется на основании требования об отпуске, выписанного бухгалтерией, и по ней передаётся:
- Сырьё со склада на участок производства.
- Готовая продукция – в розничную сеть или филиалы.
Для чего нужен документ?
Накладная на отпуск товара составляется в тех случаях, когда происходит отгрузка материальных ценностей со склада. Она составляется в следующих случаях:
- Товар передаётся внутри организации (например, со склада на производство).
- Передача происходит стороннему грузополучателю (например, покупателю по договору поставки). Такой способ используется в том случае, если между предприятиями имеется соответствующая договорённость, предусматривающая использование этой формы документации.
Можно ли составлять на продукты питания?
Наиболее широко накладные на отпуск товара используются в области пищевого производства или общественного питания. Собственно говоря, обычно под накладной этого типа и понимается та, которая составляется по форме ОП-4, и касается передачи сырья из хранилищ на кухню или с кухни – на раздачу, в буфеты и т. д.
Внимание: Для раздаточных форма ОП-4 применяется в тех случаях, когда участок раздачи и собственно кухня или цех отделены друг от друга, и требуется отразить во внутренней документации предприятия движение товара.Как оформляется?
Если речь идёт о форме именно накладной на отпуск товара, то применяется форма ОП-4 (номер по ОКУД 0330504), утверждённая постановлением Госкомстата РФ №132 от 1998 года. В связи с тем, что 1 января 2013 года вступил в силу ФЗ «О бухгалтерском учёте», эта унифицированная форма перестала быть обязательной.
Каждое предприятие вправе теперь подготавливать и утверждать свои формы первичной документации. Единственным исключением являются случаи, когда какая-то форма отдельно утверждалась государственными органами на основании федеральных законов – однако ОП-4 к этим случаям не относится.
Несмотря на право самостоятельно вводить формы для «первички», на большинстве предприятий до сих пор активно используются старые унифицированные формы. Они удобны, работники привыкли к их правильному заполнению – а дополнительная информация, которая может отражаться в самостоятельно разработанных бланках, требуется далеко не всегда.
Тем не менее, если руководство организации решает ввести свои собственные бланки для накладной на отпуск товара, такой документ должен обязательно содержать следующие сведения:
- Название компании.
- Структурное подразделение, в котором происходит движение товара.
- Наименование передаваемых материальных ценностей, количество и цена.
- Основание для передачи. Обычно им бывает требование, составленное по форме № ОП-3 или аналогичной.
- Подписи материально ответственных лиц, производящих отпуск.
Важно: В тех случаях, когда речь идёт о передаче продуктов питания, важным моментом является и время составления документа. Как правило, такие товары являются скоропортящимися, и санитарные нормы ограничивают время, когда возможна их передача.Оформление ОП-4
При использовании накладной, составляемой по форме ОП-4 или аналогичной, следует руководствоваться следующими правилами.
Кто должен заниматься составлением?
Составлением накладной занимается лицо, в чьи обязанности это входит согласно штатному расписанию и должностным инструкциям, действующим на предприятии.
Такими лицами могут быть:
- Сотрудник бухгалтерии.
- Кладовщик.
- Руководитель производственного отдела и т. д.
Количество экземпляров
При использовании бланка формы ОП-4 документ должен быть изготовлен минимум в 2 экземплярах:
- Первый передаётся лицу, которое товар получило и теперь несёт за него материальную ответственность.
- Второй остаётся у заведующего складом или кладовой. Позднее он вместе с товарным отчётом передаётся в бухгалтерию предприятия.
При необходимости в зависимости от действующей учётной политики на предприятии могут изготавливаться дополнительные экземпляры.
Порядок заполнения ОП-4
При использовании бланка накладной на отпуск формы № ОП-4, заполнены должны быть следующие графы:
- Название организации.
- Структурное подразделение, откуда берётся товар.
- Подразделение, куда товар передаётся.
- Номер и дата составления накладной.
- Название документа, на основании которого производился отпуск.
- Время, когда отпуск был произведён.
- Полное имя и должность лица, несущего материальную ответственность за товар.
- Информация о передаваемом товаре. Должны быть указаны ассортимент, количество и цена (учётная и для продажи). В том случае, если по каким-то причинам со склада было выдано меньшее количество товара, чем было затребовано получателем, об этом проставляется отметка в соответствующем столбце.
- Общая стоимость отпущенного товара.
- Должность и подпись лица, производившего отпуск (обычно – кладовщика).
- Должность и подпись лица, которое произвело приёмку.
- Подписи заведующего производством и руководителя организации.
При этом нужно помнить, что заполняться могут не все графы. К примеру, если учётная и продажная цена товара одинаковы, продажная может не указываться. Тем не менее, есть информация, без которой накладную оформлять нельзя, в неё входят:
- Сведения о товаре. Если не указано, что именно передавалось – документ не имеет никакой силы.
- Основания для выдачи. Если эта графа не заполнена – могут возникнуть сомнения в том, по какой именно причине происходила передача товара.
- Имя и должность лица, производящего выдачу. Без указания этих сведений будет неизвестно, обладал ли человек, непосредственно передававший товар, полномочиями на это.
- Имя и должность лица, принявшего товар. Для того, чтобы в случае необходимости возложить на виновного материальную ответственность за утрату или порчу передаваемых ценностей, необходимо, чтобы имелись подтверждения того, что какое-то имущество ему действительно вручалось.
- Подписи ответственных лиц. Без них документ недействителен.
Формы накладной для скачивания:
- Скачать бесплатно бланк накладной на отпуск товара со склада по форме ОП-4
- Скачать бесплатно образец накладной на отпуск товара со склада по форме ОП-4
Важно: Законодательство однозначно этого не требует, однако на многих предприятиях действительной является только личная подпись, без использования факсимиле. Поэтому наилучший вариант – это именно подписание документа лично.Подписание
Документ, составленный с использованием бланка формы № ОП-4, должны подписывать следующие лица:
- Сотрудник, производивший отпуск.
- Сотрудник, принявший товар.
- Руководитель предприятия или структурного подразделения, имеющий полномочия на подписание документов.
- Заведующий производством.
Подписание производится в последних графах документа на его второй странице.
В том случае, если документ не был подписан лицами, в чьи обязанности это входит, следует руководствоваться пп. 6 и 7 ч. 2 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте». Эта норма относит указание должностей и подписи ответственных лиц к обязательным реквизитам «первички». Следовательно, при отсутствии подписей накладная не может быть принята к учёту.
Ст. 9 ФЗ «О бухучёте» требует, чтобы подпись сопровождалась фамилией и инициалами лиц, подписавших документ. Вместо расшифровки могут быть указаны иные реквизиты, позволяющие точно определить, кто именно поставил подпись (например, табельный номер сотрудника и т. п.).
Проставление печатей
В отличие от подписи, печать не входит в число обязательных элементов для накладной ОП-4 . Поэтому документ, составленный правильно, но не заверенный печатью организации, всё равно будет иметь силу.
В том же случае, если внутренние нормативные акты организации и её учётная политика требуют проставления печати, она ставится в конце документа вместе с подписями ответственных лиц. В этом случае ставить оттиск будет то лицо, которому печать вверена и которое имеет соответствующие полномочия.
Важно: В тех случаях, когда для оформления накладной используется не ОП-4, а разработанный и утверждённый на предприятии бланк, в котором обязательно использование внутренней печати, накладная обязательно должна быть заверена оттиском.Он будет проставляться в специально отмеченном в накладной месте (обычно – там, где стоит отметка «М.П.», «место печати»).
Где нужно фиксировать документ?
Как и другие первичные документы учёта, накладные на отпуск должны быть зафиксированы. Точный порядок фиксации законом не утверждён, однако на практике накладные по форме ОП-4 или аналогичной фиксируются в товарном отчёте – документе, который регулярно передаётся со склада в бухгалтерию предприятия. В нём накладные отражаются в хронологическом порядке с указанием их реквизитов.
Отчёт составляется по форме ТОРГ-29 либо аналогичной, утверждённой на предприятии. Периодичность сдачи отчётов зависит от товарооборота в организации и утверждается руководством.
Нужно ли хранить и сколько времени?
Согласно приказу Минкультуры РФ №558 от 2010 года бухгалтерская первичка (в том числе и накладные на отпуск) должны храниться на предприятии не менее пяти лет при условии, что в структурном подразделении, где был оформлен документ, проводилась ревизия.
Есть ли другие виды накладных? Вы можете прочитать о ТТН, УПД, расходной, на перемещение ТМЦ внутри предприятия, на отпуск материалов на сторону, приходной, возвратной, расходно-приходной, на передачу готовой продукции в места хранения.Накладная на отпуск товара – специфический документ, применяемый практически всегда в организациях общественного питания или пищевого производства. Она служит для того, чтобы документально оформить передачу либо продуктов со склада на кухню или в производственный участок, либо с производства – в реализацию.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
8 (800) 302-76-94
Это быстро и бесплатно!