+7 (499) 110-41-92 Москва

Особенности оформления товарной накладной в электронном варианте и по форме ТОРГ-12

Любые операции, которые выполняет организация, должны подтверждаться документами. Одним из самых важных документов является товарная накладная. Товарная накладная – это документ первичного учёта, который применяется для удостоверения перехода права на собственность товарно-материальных ценностей от продавца к покупателю.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 110-41-92. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Как правильно сделать ТН?

В печатном варианте по ТОРГ-12

Для её составления желательно использовать ТОРГ-12. В документе указываются сведения о продавце и покупателе.

Сколько экземпляров надо оформить? Товарную накладную обязательно нужно выписать в двух экземплярах:

  • один экземпляр должен остаться у предприятия, поставляющего груз, так как это первичный бухгалтерский документ для списания товара;
  • второй должен быть у организации, покупающей продукцию, и является правом на использование товарно-материальных ценностей.

На бумажном варианте проставляется 5 подписей:

  1. три со стороны поставщика;
  2. одна со стороны получателя;
  3. ещё одна ставится ответственным за груз, в строке «Груз получил грузополучатель».

Узнать о том, как правильно заполнить товарную накладную, а также изучить бланк и образец формы ТОРГ-12 можно в нашем материале.

      

Требования к электронному варианту

Формирование электронного варианта аналогично бумажному, разница только в том, что электронная ТН создаётся в одном экземпляре. Он состоит из двух файлов: первый файл составляется продавцом, второй – на стороне покупателя, при пересылке документа.

Для подписания электронного варианта используется электронная подпись. На накладной должно быть всего две подписи – по одно с каждой стороны.

Таким образом, бумажный вариант ТН не требует электронной подписи, он может быть составлен и передан без использования компьютера и интернета.

Электронный вариант ТН может составляться в тех случаях, если обе стороны имеют доступ к интернету, и у всех есть электронная подпись.

Общие правила

  1. Как выставить ТН по ТОРГ-12? Если предполагается продажа товара, то основание для оформления ТОРГ-12 – договор поставки. Цена и количество продукции, которая принадлежит передаче, указываются в договоре или приложениях.
  2. В форме указывается информация о грузоотправителе, поставщике, плательщике; дата и номер накладной; заполняется таблица с перечнем поставляемой продукции в соответствии с данными в счёт-фактуре на данную партию поставки; ставятся три подписи.
  3. Накладная составляется поставщиком товара.
  4. Порядковый номер считается реквизитом и используется для учёта порядка и синхронизации процессов. Но в то же время отсутствие нумерации не является серьёзной ошибкой и документ будет действителен. Для данного документа законодательством не предусмотрена строгая нумерация, поэтому тип нумерации выбирает само предприятие.
  5. На ТН в бумажном варианте должно стоять пять подписей: три со стороны продавца и две со стороны покупателя. Со стороны поставщика все подписи должны быть обязательно, их отсутствие ведёт к налоговой ответственности.

    Но в то же время для покупателя нет никаких негативных последствий, если одна подпись (в графе «Груз принял») будет отсутствовать.

    На электронном варианте ставятся две электронных подписи, со стороны поставщика и со стороны получателя. Обе подписи обязательны.

  6. Нужна ли печать покупателя на документе ТОРГ-12, выданном на товар? Товарная накладная (оба экземпляра) обязательно подлежит заверению печатью, если получение производится без доверенности. Обязательна ли печать, если есть доверенность и товар получен по ней, нужно ли одновременно ставить печать на ТОРГ-12 и предъявлять документ? В случае получения по доверенности печать не нужна, более того, требование продавца одновременно проставить печать и предъявить доверенность – неправомерно.

Скачать бланк правильного оформления товарной накладной ТОРГ-12

Скачать образец правильного оформления товарной накладной ТОРГ-12

О том, зачем нужна товарная накладная, может ли она заменить собой товарный чек, читайте тут, а из этой статьи вы узнаете о том, в чем состоит разница между счетом-фактурой и товарной накладной, а также о нюансах использования того и другого документа.

Кто должен оформить?

Данный документ оформляется грузоотправителем. Как принимать товар? Товар получает сотрудник организации-покупателя. Он должен поставить печать и подпись в ТН, либо предоставить доверенность и поставить подпись (о том, кто должен подписывать графы «груз принял», «груз получил» и другие, читайте тут).

Но прежде чем ставить свою подпись, сотрудник должен произвести проверку товарно-материальных ценностей на соответствие данным, которые указаны в накладной, а также характеристиками количества и качества.

Если при приёмке обнаружилось, что характеристики товара не соответствуют данным документа, то в первую очередь это фиксируется документально – составляется акт. После того, как составлен акт, оформляется претензия и отправляется поставщику вместе с экземпляром акта.

Эта процедура должна быть выполнена в установленный договором срок (если срок не установлен, то просто как можно быстрее).

Покупатель в претензии может заявить, что:

  • отказывается от продукции и требует возврата денег (если была произведена оплата);
  • требует передать недостающий товар (при недостаче);
  • согласен на меньшее количество продукции и требует возврата части денежных средств, если была произведена оплата.

Учёт

Правил учёта данного документа не установлено законодательством, поэтому организация имеет право утверждать правила транспортировки и хранения накладных самостоятельно.

В большинстве случаев на складе формируют товарный отчёт, который представляет собой документ, на основании которого в отчёте отражены данные реализации объектов, их себестоимости.

К отчёту прикладывают накладные. Они складываются в хронологическом порядке. При учёте объектов ведутся записи в журнале или компьютерной базе данных, отражающие изменение состояния продукции, которые учитываются. Эти записи называются проводками.

Проводки на приём товара:

  • Дт 41 Кт 60 – поступление продукции.
  • Дт 19 Кт 60 – отражение входящего НДС.
  • Дт 68-НДС Кт 19 – НДС принят к зачислению.
  • Дт 44-ТЗР Кт 60 – стоимость услуг сторонних компаний.
  • Дт 60 Кт 51 – перечисление предоплаты.
  • Дт 41 Кт 42- отражение величины торговой наценки.
  • Дт 15 Кт 60 – отражение себестоимости материалов по факту.

Проводки на отгрузку товара:

  1. В случае, если оплата производится позже.
    • Дт 90.02 Кт 43, 41 – отгрузка готовых поставляемых объектов.
    • Дт 62.01 Кт 90.01 – отражение выручки с НДС.
    • Дт 90.03 Кт 68.2 – объём НДС.
    • Дт 51 Кт 62.01 – отражение погашения долга за отгрузку.
  2. В случае, если произведена предоплата
    • Дт 51 Кт 62.02 – зачисление предоплаты.
    • Дт 76.АВ Кт 68.02 – начисление НДС.
    • Дт 90.2 Кт 43,41 – отгрузка продукции.
    • Дт 62.01 Кт 90.1 – выручка с НДС.
    • Дт 62.02 Кт 62.01 – зачисление аванса в счёт отгрузки.
    • Дт 68.02 Кт 76.АВ – засчитывается сумма НДС с предоплаты, которая проведена ранее.

Проводки на реализацию продукции (оптовой):

  • Дт 51 Кт 62.02 – зачисление оплаты.
  • Дт 76.АВ Кт 68.02 – оформление счёта-фактуры на аванс.
  • Дт 62.01 Кт 90.01.1 – учёт выручки от продажи продукции.
  • Дт 90.03 Кт 68.02 – начисление НДС.
  • Дт 90.02.1 Кт 41.01 – списание проданных единиц.
  • Дт 62.02 Кт 62.01 – зачисление аванса.
  • Дт 68.02 Кт 76.АВ – вычет авансового НДС.

Проводки на поставку продукции:

  • Дт 90.2 Кт 41 – отражение выбытия товаров.
  • Дт 62.01 Кт 90.1 – отражение выручки на продажную стоимость объектов с НДС.
  • Дт 90.3 Кт 68.2 – отражение суммы НДС.

О важных правилах заполнения ТОРГ-12 с и без НДС, читайте тут, а из этой статьи вы узнаете о том, как правильно оформить товарную накладную для ИП.

Что делать, если покупатель не возвращает подписанную ТН?

После того, как на документе проставлены печать и подписи, покупатель должен вернуть ТН поставщику. Делается это для того, чтобы зафиксировать получение товара заказчиком.

В случае, если покупатель не вернул накладную, поставщик, имеет полное право через суд требовать оформления акта приёмки продукции от получателя.

Для этого необходимо грамотно подойти к доказательствам факта вручения товара покупателю. Лучше привлечь юриста для подачи иска о возврате в суд. Чтобы самостоятельно составить иск, нужно придерживаться правил, которые установлены законодательством.

Исковое заявление подаётся исключительно в виде письменного документа. В иске должно быть указано:

  1. Название суда, куда подаётся заявление.
  2. Полное официальное наименование истца.
  3. Полное официальное наименование ответчика.
  4. В чём заключаются нарушения прав. Требования истца.
  5. Цена иска.
  6. Обстоятельства, на основании которых предъявляются исковые требования.
  7. Доказательства.
  8. Документы, приложенные к заявлению.
  9. Дата, когда составлен документ.

Срок хранения в организации

Так как ТН является первичным бухгалтерским документом, то хранить её нужно 5 лет после отчётного года. Соответственно данный документ необходимо хранить в безопасных условиях, где он будет защищён от изменений:

  • доступ должен быть разрешён только для определённого круга лиц;
  • должны быть созданы надлежащие параметры состояния окружающей среды и обеспечены условия пожарозащищённости.

Такие требования предъявляются Федеральным законом.

Такой документ, как товарная накладная, используется для удостоверения факта перехода той или иной продукции в собственность от продавца к покупателю. В соответствии с важностью данного документа, к нему предъявляются требования по строгому соблюдению структуры при оформлении и надлежащему хранению после совершения сделки.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 110-41-92 (Москва)
+7 (812) 385-57-31 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!
      
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий