Особенности оформления товарной накладной в электронном варианте и по форме ТОРГ-12
Любые операции, которые выполняет организация, должны подтверждаться документами. Одним из самых важных документов является товарная накладная. Товарная накладная – это документ первичного учёта, который применяется для удостоверения перехода права на собственность товарно-материальных ценностей от продавца к покупателю.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-94. Это быстро и бесплатно!
Показать содержание
- Как правильно сделать ТН?
- Общие правила
- Кто должен оформить?
- Учёт
- Что делать, если покупатель не возвращает подписанную ТН?
- Срок хранения в организации
Как правильно сделать ТН?
В печатном варианте по ТОРГ-12
Для её составления желательно использовать ТОРГ-12. В документе указываются сведения о продавце и покупателе.
Сколько экземпляров надо оформить? Товарную накладную обязательно нужно выписать в двух экземплярах:
- один экземпляр должен остаться у предприятия, поставляющего груз, так как это первичный бухгалтерский документ для списания товара;
- второй должен быть у организации, покупающей продукцию, и является правом на использование товарно-материальных ценностей.
На бумажном варианте проставляется 5 подписей:
- три со стороны поставщика;
- одна со стороны получателя;
- ещё одна ставится ответственным за груз, в строке «Груз получил грузополучатель».
Узнать о том, как правильно заполнить товарную накладную, а также изучить бланк и образец формы ТОРГ-12 можно в нашем материале.
Требования к электронному варианту
Формирование электронного варианта аналогично бумажному, разница только в том, что электронная ТН создаётся в одном экземпляре. Он состоит из двух файлов: первый файл составляется продавцом, второй – на стороне покупателя, при пересылке документа.
Для подписания электронного варианта используется электронная подпись. На накладной должно быть всего две подписи – по одно с каждой стороны.
Таким образом, бумажный вариант ТН не требует электронной подписи, он может быть составлен и передан без использования компьютера и интернета.
Электронный вариант ТН может составляться в тех случаях, если обе стороны имеют доступ к интернету, и у всех есть электронная подпись.Общие правила
- Как выставить ТН по ТОРГ-12? Если предполагается продажа товара, то основание для оформления ТОРГ-12 – договор поставки. Цена и количество продукции, которая принадлежит передаче, указываются в договоре или приложениях.
- В форме указывается информация о грузоотправителе, поставщике, плательщике; дата и номер накладной; заполняется таблица с перечнем поставляемой продукции в соответствии с данными в счёт-фактуре на данную партию поставки; ставятся три подписи.
- Накладная составляется поставщиком товара.
- Порядковый номер считается реквизитом и используется для учёта порядка и синхронизации процессов. Но в то же время отсутствие нумерации не является серьёзной ошибкой и документ будет действителен. Для данного документа законодательством не предусмотрена строгая нумерация, поэтому тип нумерации выбирает само предприятие.
- На ТН в бумажном варианте должно стоять пять подписей: три со стороны продавца и две со стороны покупателя. Со стороны поставщика все подписи должны быть обязательно, их отсутствие ведёт к налоговой ответственности.
Но в то же время для покупателя нет никаких негативных последствий, если одна подпись (в графе «Груз принял») будет отсутствовать.
На электронном варианте ставятся две электронных подписи, со стороны поставщика и со стороны получателя. Обе подписи обязательны.
- Нужна ли печать покупателя на документе ТОРГ-12, выданном на товар? Товарная накладная (оба экземпляра) обязательно подлежит заверению печатью, если получение производится без доверенности. Обязательна ли печать, если есть доверенность и товар получен по ней, нужно ли одновременно ставить печать на ТОРГ-12 и предъявлять документ? В случае получения по доверенности печать не нужна, более того, требование продавца одновременно проставить печать и предъявить доверенность – неправомерно.
Скачать бланк правильного оформления товарной накладной ТОРГ-12
Скачать образец правильного оформления товарной накладной ТОРГ-12
О том, зачем нужна товарная накладная, может ли она заменить собой товарный чек, читайте тут, а из этой статьи вы узнаете о том, в чем состоит разница между счетом-фактурой и товарной накладной, а также о нюансах использования того и другого документа.
Кто должен оформить?
Данный документ оформляется грузоотправителем. Как принимать товар? Товар получает сотрудник организации-покупателя. Он должен поставить печать и подпись в ТН, либо предоставить доверенность и поставить подпись (о том, кто должен подписывать графы «груз принял», «груз получил» и другие, читайте тут).
Но прежде чем ставить свою подпись, сотрудник должен произвести проверку товарно-материальных ценностей на соответствие данным, которые указаны в накладной, а также характеристиками количества и качества.
Если при приёмке обнаружилось, что характеристики товара не соответствуют данным документа, то в первую очередь это фиксируется документально – составляется акт. После того, как составлен акт, оформляется претензия и отправляется поставщику вместе с экземпляром акта.
Эта процедура должна быть выполнена в установленный договором срок (если срок не установлен, то просто как можно быстрее).
Покупатель в претензии может заявить, что:
- отказывается от продукции и требует возврата денег (если была произведена оплата);
- требует передать недостающий товар (при недостаче);
- согласен на меньшее количество продукции и требует возврата части денежных средств, если была произведена оплата.
Учёт
Правил учёта данного документа не установлено законодательством, поэтому организация имеет право утверждать правила транспортировки и хранения накладных самостоятельно.
В большинстве случаев на складе формируют товарный отчёт, который представляет собой документ, на основании которого в отчёте отражены данные реализации объектов, их себестоимости.
К отчёту прикладывают накладные. Они складываются в хронологическом порядке. При учёте объектов ведутся записи в журнале или компьютерной базе данных, отражающие изменение состояния продукции, которые учитываются. Эти записи называются проводками.
Проводки на приём товара:
- Дт 41 Кт 60 – поступление продукции.
- Дт 19 Кт 60 – отражение входящего НДС.
- Дт 68-НДС Кт 19 – НДС принят к зачислению.
- Дт 44-ТЗР Кт 60 – стоимость услуг сторонних компаний.
- Дт 60 Кт 51 – перечисление предоплаты.
- Дт 41 Кт 42- отражение величины торговой наценки.
- Дт 15 Кт 60 – отражение себестоимости материалов по факту.
Проводки на отгрузку товара:
- В случае, если оплата производится позже.
- Дт 90.02 Кт 43, 41 – отгрузка готовых поставляемых объектов.
- Дт 62.01 Кт 90.01 – отражение выручки с НДС.
- Дт 90.03 Кт 68.2 – объём НДС.
- Дт 51 Кт 62.01 – отражение погашения долга за отгрузку.
- В случае, если произведена предоплата
- Дт 51 Кт 62.02 – зачисление предоплаты.
- Дт 76.АВ Кт 68.02 – начисление НДС.
- Дт 90.2 Кт 43,41 – отгрузка продукции.
- Дт 62.01 Кт 90.1 – выручка с НДС.
- Дт 62.02 Кт 62.01 – зачисление аванса в счёт отгрузки.
- Дт 68.02 Кт 76.АВ – засчитывается сумма НДС с предоплаты, которая проведена ранее.
Проводки на реализацию продукции (оптовой):
- Дт 51 Кт 62.02 – зачисление оплаты.
- Дт 76.АВ Кт 68.02 – оформление счёта-фактуры на аванс.
- Дт 62.01 Кт 90.01.1 – учёт выручки от продажи продукции.
- Дт 90.03 Кт 68.02 – начисление НДС.
- Дт 90.02.1 Кт 41.01 – списание проданных единиц.
- Дт 62.02 Кт 62.01 – зачисление аванса.
- Дт 68.02 Кт 76.АВ – вычет авансового НДС.
Проводки на поставку продукции:
- Дт 90.2 Кт 41 – отражение выбытия товаров.
- Дт 62.01 Кт 90.1 – отражение выручки на продажную стоимость объектов с НДС.
- Дт 90.3 Кт 68.2 – отражение суммы НДС.
О важных правилах заполнения ТОРГ-12 с и без НДС, читайте тут, а из этой статьи вы узнаете о том, как правильно оформить товарную накладную для ИП.
Что делать, если покупатель не возвращает подписанную ТН?
После того, как на документе проставлены печать и подписи, покупатель должен вернуть ТН поставщику. Делается это для того, чтобы зафиксировать получение товара заказчиком.
В случае, если покупатель не вернул накладную, поставщик, имеет полное право через суд требовать оформления акта приёмки продукции от получателя.Для этого необходимо грамотно подойти к доказательствам факта вручения товара покупателю. Лучше привлечь юриста для подачи иска о возврате в суд. Чтобы самостоятельно составить иск, нужно придерживаться правил, которые установлены законодательством.
Исковое заявление подаётся исключительно в виде письменного документа. В иске должно быть указано:
- Название суда, куда подаётся заявление.
- Полное официальное наименование истца.
- Полное официальное наименование ответчика.
- В чём заключаются нарушения прав. Требования истца.
- Цена иска.
- Обстоятельства, на основании которых предъявляются исковые требования.
- Доказательства.
- Документы, приложенные к заявлению.
- Дата, когда составлен документ.
Срок хранения в организации
Так как ТН является первичным бухгалтерским документом, то хранить её нужно 5 лет после отчётного года. Соответственно данный документ необходимо хранить в безопасных условиях, где он будет защищён от изменений:
- доступ должен быть разрешён только для определённого круга лиц;
- должны быть созданы надлежащие параметры состояния окружающей среды и обеспечены условия пожарозащищённости.
Такие требования предъявляются Федеральным законом.
Такой документ, как товарная накладная, используется для удостоверения факта перехода той или иной продукции в собственность от продавца к покупателю. В соответствии с важностью данного документа, к нему предъявляются требования по строгому соблюдению структуры при оформлении и надлежащему хранению после совершения сделки.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
8 (800) 302-76-94
Это быстро и бесплатно!
Добрый день. Подскажите, является ли серьезной ошибкой отсутствие даты со стороны получателя груза? Работаем по договору предоплаты.
Здравствуйте. Любой бухгалтер вам скажет, что согласно карты риска все реквизиты и даты являются красными, т.е. заполнять их крайне важно. Последствия в основном случаются при общении с налоговыми службами. В частности, вам могут отказать в налоговых вычетах. В остальном же особых проблем быть не должно.
При передаче продавцом товара покупателю товарная накладная признаётся первичным учётным документом, который составляется в момент совершения данной операции, когда же это затруднительно, то непосредственно при её окончании. Для первичного учётного документа закон выделяет обязательные к его составлению реквизиты, в перечень которых входит дата составления. Принятие к учёту товаров по накладной без даты приёма должно вызвать у налоговых органов вопросы.
Добрый день! Подскажите, какая дата в товарной накладной, подписанной ЭЦП, является верной? Если в графе Груз получил, допустим, 13.11.2018, а в электронной подписи 16.11.2018? От какой даты должен заводиться счет на оплату, если в договоре условие оплаты на 10 день от даты подписания ТН?
Здравствуйте!
Формально, такие вопросы должны быть оговорены в вашем договоре поставки — возможности использования электронного документооборота и какую подпись считать окончательной или равнозначной. Если это не оговорено, то необходимо заключить допсоглашение. По идее, при типовом договоре указана обычная, а не электронная ТТН, соответственно, окончательна дата ее подписи.
Законодательство о бухгалтерском учете говорит о том, что первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции. Эту дату (момент совершения операции) и следует принимать как дату начала отсчета 10 дней, то есть в вашем случае от 13 ноября.