+7 (812) 385-57-31Санкт-Петербург

Порядок использования и правила заполнения транспортной накладной по форме Приложения 4 к Правилам перевозок грузов

Процесс перевозки груза от отправителя к получателю неизбежно сопровождают расчетные и сопроводительные документы. Одним из них является транспортная накладная, особенности заполнения которой мы и рассмотрим в данной статье. Вы узнаете, чем она отличается от других накладных и когда составляется, кто обязан ее заполнять и как правильно оформить этот документ.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (812) 385-57-31. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Что это за документ?

Транспортная накладная относится к первичной документации и ее предназначением является учет движения товарно-материальных ценностей при перевозке от продавца к покупателю.

Транспортная накладная — это документ, фиксирующий факт перевозки груза и заключения договора перевозки, также он является основанием для снятия с учета грузоотправителя товарно-материальных ценностей и оформления их прихода у грузополучателя.

Отсутствие накладной является свидетельством ненадлежащего оформления договора перевозки. В транспортной накладной есть все существенные условия договора перевозки груза, по сути она представляет собой письменную форму этого договора.

Для чего нужен и когда составляется?

Оформление транспортной накладной необходимо в двух случаях:

  1. когда груз перевозится посредством автотранспортной компании;
  2. при осуществлении процесса перевозки товарно-материальных ценностей самим грузоотправителем.
Важно: в случае, когда покупатель собирается забрать груз самовывозом, транспортную накладную оформлять не требуется.

Какую форму используют?

Предусмотрена унифицированная форма бланка транспортной накладной, представленная в Приложении №4 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ № 272 от 15 апреля 2011 г.

Накладная подлежит заполнению по унифицированной форме в случаях, когда грузоотправитель отправляет товары принимающей стороне посредством автомобильного транспорта по договору перевозки. В процессе принятия заявки перевозчик согласовывает с грузоотправителем условия перевозки груза и заполняет важные пункты:

  • «Условия перевозки».
  • «Информация о принятии заказа (заявки) к исполнению».
  • «Перевозчик».
  • «Транспортное средство».
  • «Прочие условия».
  • «Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы».
  • «Дата составления, подписи сторон».

Именно правильным заполнением данных из этих пунктов перевозчик обеспечивает себе выгодные условия и минимизирует риски возникновения негативных претензий в будущем.

Правила заполнения

Кто должен составлять?

Следуя общему правилу, перевозчик заполняет документ данными, касающимися его деятельности по пунктам, перечисленным выше, а обязанность заполнения остальных граф лежит на грузоотправителе.

Пункт 6 Правил перевозки груза предусматривает возможность оформления накладной полностью перевозчиком, при условии указания такого факта в договоре и наличия у перевозчика всех необходимых сведений для перевозки грузов.

Сколько требуется экземпляров?

Согласно общему правилу, составляется три экземпляра, но, принимая во внимание сложившуюся практику обычаев делового оборота, лучше составить четыре экземпляра транспортной накладной:

  • первый остается у грузоотправителя и фиксирует факт передачи груза перевозчику;
  • второй передается перевозчику в качестве доказательства исполнения договора перевозки и учета часов работы транспорта вместе с путевым листом;
  • третий с отметкой грузополучателя направляется заказчику перевозки для оплаты вместе со счетом (в случае, если заказчик и грузополучатель являются разными лицами);
  • четвертый полагается грузополучателю и служит основанием приемки и постановки на учет товара.

В ситуациях, когда груз требуется перевезти партиями на различных видах транспортных средств, то на каждое из них составляется отдельная транспортная накладная (п.10 Правил перевозки).

Какие данные нужно указать?

  1. В пункте «Экземпляр» указывается номер экземпляра документа соответственно.
  2. «Заказ (заявка)» — ставится дата и регистрационный номер бумаги.
  3. В сведениях о грузоотправителе, получателе, перевозчике указывается полное фирменное наименование, адрес компании, ФИО и телефон ответственного за перевозку лица.
  4. «Наименование груза» содержит отгрузочное наименование, количество грузовых мест и код груза, его массу, размеры, объем, а также вид тары и способ упаковки.
  5. «Сопроводительные документы на груз» — указывают номер и дату товарной накладной и счет-фактуры по количеству экземпляров.
  6. «Указания грузоотправителя» — прописываются параметры для ТС для перевозки (с тентом, с рефрижератором и т.д.).
  7. «Информация о принятии заказа (заявки) к исполнению» — дата, ФИО и должность лица, принявшего заказ, а также его подпись и печать организации. Без заполнения этой графы накладная будет считаться недействительной.
  8. Для информации по транспортному средству стандартно указываются тип и марка авто, регистрационные знаки, грузоподъемность и вместимость.

Подписание

Подтверждением заключения договора перевозки является отметка перевозчика в накладной о принятии груза к транспортировке и ТН без этой подписи будет недействительна.

Подписи водителя обязательны в пунктах №6 и №7 — прием и сдача грузов соответственно.

В пункте 9 «Информация о принятии заказа (заявки) к исполнению», а также в п. 16 и 17 расшифровка подписи не подразумевается, т.к. в этих графах также указывается и ФИО.

Необходимость печатей

Законодательством о бухучете установлен необходимый состав информации в первичном учетном документе, которого достаточно для корректного отражения операции в бухгалтерском учете, и печать в этот перечень не входит.

Таким образом, отсутствие оттиска печати какой-либо из сторон не будет являться основанием для признания документа недействительным. Важно, чтобы документ содержал подписи.

Тем не менее, форма Приложения 4 содержит места для проставления печатей. Для отправителя это пункты №6 – прием груза и №16 – дата составления и подписи сторон.

Со стороны перевозчика – самый важный п. 9, а также п.16. Грузополучатель ставит печать в п. 7 указанной формы.

Происходит ли регистрация в журналах учета?

Корректно составленные и оформленные документы первичного учета служат как доказательная база в разрешении различных споров, которые могут возникнуть между сторонами сделки. Правильно составленные информационные журналы помогают руководству компании в своевременных и оперативных управленческих действиях.

Нормативная база не содержит прямого требования к фиксации накладной, и реестры учета документов (журналы) оформляются на каждом предприятии с учетом специфики его хозяйственной деятельности.

Утвержденные сроки хранения

Срок хранения транспортной накладной составляет 5 лет (п.1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункт 362 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Чем отличается от других накладных?

От ТТН

Подтверждением того, что договор перевозки заключен, является транспортная накладная. С помощью нее также можно подтвердить размер расходов покупателя на доставку товаров.

Фактически аналогичные функции выполняет и товаро-транспортная накладная, состоящая из двух разделов – транспортного и товарного. В содержании транспортной накладной присутствует только один раздел, это и является основным отличием этих документов.

Кроме того, транспортная накладная содержит больше информации, касающейся деталей перевозки: требуемые параметры автомобиля, состояние пломб, тары и фактическое состояние груза. В ТТН эти сведения отсутствуют, однако она содержит информацию о стоимости перевозимого груза и общая сумма, причитающаяся продавцу, что позволяет взять на баланс товарно-материальные ценности.

Если перевозку товара осуществляет сторонняя организация, без транспортной накладной не обойтись, поскольку при отсутствии этого документа перевозчик не примет груз к перевозке.

ТТН понадобится оформлять, если покупатель забирает товар самовывозом, либо продавец не выделяет отдельно в договоре стоимость доставки груза.

Таким образом, с точки зрения организации и контроля процесса перевозки, в транспортной накладной содержится больше сведений, позволяющих надлежащим образом осуществить передачу груза. Одновременно составлять оба этих документа на одну и ту же партию груза не требуется.

От товарной

Товарную накладную (по форме ТОРГ-12) и транспортную нельзя отождествлять друг с другом, это не взаимозаменяемые документы (и аббревиатуру ТН отождествляют именно с товарной накладной).

В процессе перевозки товара обе эти накладные являются сопроводительными документами, однако товарная накладная оформляется при любой купле-продаже товара, а транспортная – только в сделках, когда требуется транспортировка груза перевозчиком.

Транспортная накладная не содержит информацию о факте продажи материальных ценностей, в то время как товарная накладная является доказательством перехода права на товар новому владельцу.

В форме ТОРГ-12 указываются условия сделки, цена товара и величина НДС, а также общая стоимость товара, в транспортной накладной эти сведения не указываются.

Отличия есть также и в количестве экземпляров – требуется 2 для ТОРГ-12 и 3-4 для транспортной накладной.

Согласно действующему законодательству, все сделки по совершению операций, связанных с переходом права на товар от одного собственника к другому, должны оформляться соответствующими документами. При перевозке груза транспортной компанией обязательной сопроводительной бумагой является ТН.

Правильное оформление документации на товар позволит избежать негативных проявлений налоговой и административной ответственности для предприятия.

Видео по теме

Предлагаем посмотреть полезное видео о транспортной накладной:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
+7 (812) 385-57-31 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!
      
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий