+7 (499) 110-41-92 Москва

Порядок работы с требованием-накладной: основные правила оформления и важные нюансы

Время на чтение: 4 минуты Добавить в закладки

Все операции, которые выполняются организацией, должны подтверждаться документами, особенно когда речь идёт об учёте товарно-материальных ценностей.

Такой документ, как требование-накладная является важной частью в совершении любых операций с продукцией. В статье расскажем, как оформить документ и кто должен его подписывать, а также что указывать в графах «Через кого» и «Затребовал».

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 110-41-92. Это быстро и бесплатно!

Показать содержание

Когда оформляется?

Требование-накладная – это документ, использующийся производственными предприятиями для отражения передачи материалов, инвентаря и товарно-материальный ценностей из одного подразделения в другое.

  • Форма 434. Требование-накладная по форме 434 применяется в тех случаях, когда материалы выдаются со склада, либо перемещаются внутри учреждения.

  • Форма 0504204. Применение накладной по форме 0504204 заключается в отражении учёта движения ТМЦ внутри организаций и между контрагентами.

    Данная форма используется при передаче объектов, полученных при разборке или выбытии активов, между ответственными лицами, отделами, службами, при сдаче на склады и в кладовые.

  • Форма М-11. Учитывает движение ТМЦ между подразделениями или материально-ответственными лицами.

    Также с помощью неё оформляется выдача различных инструментов со склада, необходимых для выполнения работы. Например, если организации необходимо выдать рабочим инвентарь, который хранится на складе, то он передаётся в структурное подразделение, а затем выдаётся работникам.

    Также данная форма применяется для возврата на склад материалов, которые были отправлены в эксплуатацию, но по каким-то причинам полностью не были израсходованы.

    Справка! Стоит заметить, что М-11 применяется только в том случае, если возврат материалов осуществляется подразделением организации, которое территориально не обособлено от неё.

Теперь о том, кто должен оформлять документ. Накладная, независимо от вида, оформляется в двух экземплярах материально-ответственным лицом, передающим товарно-материальные ценности. Обычно это заведующий складом или сотрудник, который его замещает.

Подписывается данный документ всеми сотрудниками, которые несут материальную ответственность и осуществляют списание и оприходование.

Подробнее о том, где используются требование-накладные и для чего они нужны, мы писали здесь.

Основные правила составления

К заполнению предъявляются достаточно серьёзные требования, необходимо строго придерживаться формы и не допускать ошибок.

Сотрудник, занимающийся оформлением документа, несёт имущественную ответственность за то, что сведения, внесённые в документ, достоверны, а также за последствия, которые возникли в результате указания недостоверных, неточных или неполных сведений, указанных в накладной.

Количество отпущенных и принятых ТМЦ по накладной должно совпадать с фактическим, эти величины необходимо всегда проверять, так как проверяющие органы обращают внимание на явные расхождения.

В недостоверности сведений налоговая служба может усмотреть преступный умысел и попытку уклонения от налогов. В таком случае на предприятие могут наложить штраф, налоговые санкции или административную и уголовную ответственность.

Формально требование-накладная потеряет силу в случае неполноты информации, поэтому все графы должны быть заполнены. И обязательно, чтобы они были заполнены верно. В накладной недопустимы помарки, исправления, зачёркивания, нечитаемый текст и т.д. В случае, если внесены ошибочные или неточные данные, заполняется новый экземпляр.

Особенности заполнения

      

Формы 0504204 по ОКУД

Вверху документа заполняется наименование учреждений отправляющего и получающего, данные о затребовавшем, разрешившем, отпустившем и получившим лицах. Эта форма состоит из одной таблицы, в которой необходимо указать:

  • наименование и номер ТМЦ, их единицы измерения, цену, количество;
  • сумму без НДС;
  • корреспондирующие счета.
Внимание! Также на накладной по форме 0504204 присутствует рамка с отметкой бухгалтерии.

Подробнее о том, как оформляется требование накладная по форме 0504204, читайте здесь.

Формы 434

Тоже форма состоит из одной таблицы, но графы немного отличаются от формы 0504204. В таблице следует указать:

  • наименование ТМЦ, их сорт, размер;
  • единицы измерения;
  • количество (затребованное и отпущенное), цена, сумма.

Кроме таблицы в шапке накладной содержится информация о получателе, отправителе, материально ответственном лице.

М-11

Состоит из двух таблиц (с двух сторон одного листа).

В первой таблице отражаются данные:

  1. о дате создания документа;
  2. отправителе;
  3. получателе;
  4. указывается код вида операции;
  5. корреспондирующий счёт, единицы продукции.

Во второй таблице заполняются данные о материалах:

  1. корреспондирующий счёт;
  2. наименование;
  3. номер;
  4. единица измерения (код и наименование);
  5. количество (затребованное и отпущенное);
  6. цена;
  7. сумма без НДС;
  8. порядковый номер.

Подробнее ознакомиться с требованием-накладной по форме М-11 можно в этой статье.

Существуют и другие виды требование-накладных, например, АП-16, которая используется в аптеке. Подробнее о ней мы рассказывали здесь.

Кто подписывает?

  • В графе «Через кого» должна быть указана должность лица, который получает ТМЦ, а так же его Ф.И.О.
  • В графе «Затребовал» необходимо прописать должность и Ф.И.О лица, затребовавшего материалы.
  • В графе «Разрешил» лицо, разрешающее отпуск ТМЦ, прописывает свою должность, ставит подпись и расшифровку подписи.
  • В графе «Отпустил» нужно указать должность, поставить подпись и расшифровку подписи ответственного лица за отпуск продукции. Также ниже указывается дата.
  • В графе «Получил» прописывается должность, ставится подпись и расшифровка подписи ответственного лица за получение ТМЦ. Ниже указывается дата.

Порядок оформления в учетных документах

После подписания накладной материально ответственными лицами, накладную сдают в бухгалтерию для учёта движения материалов.

Часто на складах формируется отчёт, к которому прикладываются накладные, но есть более удобный способ – учёт с помощью программы 1С:Бухгалтерия.
  1. Для того, чтобы начать работу с документом, необходимо выполнить команду «Производство | Требование-накладная».
  2. В открывшемся окне отображается список документов, которые были сформированы ранее.
  3. Для того, чтобы создать новый документ, нужно нажать кнопку «Добавить», далее открывается окно ввода документа.
    В данном окне заполняются реквизиты.
  4. Готовый документ выводится на печать при нажатии соответствующей кнопки в меню.

Особенности и срок хранения

Так как требование-накладная является первичным бухгалтерским документом, то хранить её нужно в течение минимум 5 лет. Федеральный закон предъявляет требования к сохранению накладной в надлежащем состоянии. Поэтому она должна храниться в таком месте, где она не будет подвержена изменениям, оно должно быть:

  • Защищено от воздействий внешней среды (например, от повышенной влажности).
  • Обеспечено защитой от пожаров.
  • Доступно только определённому кругу лиц.

Требование-накладная является документом большой важности. С помощью неё ведут учёт материалов на предприятии. Если дисциплинированно оформлять нужные документы, то можно избежать проблем при аудиторской проверке.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 110-41-92 (Москва)
+7 (812) 385-57-31 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!
      
Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных.

  1. Елена

    -Добрый день! Подскажите пожалуйста, в требовании накладной №0504204 графы затребовано и отпущено заполняется обязательно в печатном виде, или отпущено можно заполнять ручкой?

  2. Матвей

    для демонтажа оборудования и монтажа в другом месте, наша организация приобрела ТМЦ (в основном инструмент и комплектующие для подключения). Выполнять работы будет другая организация этим инструментом, но мне как МОЛу пытаются вменить получение и списание этих материалов и инструмента. Правильно ли это, и если да, то как правильно документально оформить данные перемещения?

    • Игорь

      В рассматриваемой ситуации нет ясности о вашем к этому отношении. К примеру, если речь идет о МОЛ, отвечающем за такого рода приобретенное имущество (в соответствии с долж. инструкцией, трудовым договором и дог-ром о МО), т.е. принятое им в подотчет, то при его передаче кому-либо это соответствующе оформляется, как и его прием обратно. Если перечисленные условия не соблюдаются, то тогда это неправомерно.

  3. Нина

    Добрый вечер, является ли требование накладная документом на провоз между подразделениями одного юр лица??

    • Игорь

      Здравствуйте!
      В вашей формулировке смысл вопроса не вполне понятен. ТН — это основание для законного перемещения ТМЦ от отправителя до получателя. При этом два этих субъекта могут быть как разными, например, юрлицами, так и одним, например, между филиалами — я так полагаю, у подразделений разные подотчетные учеты ТМЦ.

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: