+7 (499) 110-41-92Москва

Что такое накладная, для чего нужен этот документ в бухгалтерии и что он подтверждает?

Любые операции, производимые организациями по перемещению товаров, всегда должны сопровождаться соответствующими документами. Они носят название первичных и применяются в бухгалтерском учёте.

Рассмотрим накладную, каково ее основное назначение в бухгалтерии, зачем она нужна при реализации продукции, является ли эта бумага документом, подтверждающим факт оплаты товара, чем отличается от счета-фактуры и другие нюансы.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 110-41-92. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Определение, что это такое в РФ

Накладная является основным первичным сопроводительным документом, который используется как в организациях, так и между юридическим и физическим лицом.

Бухгалтерская накладная — это документ, который оформляется при переходе товара или материальных ценностей из собственности одного лица (продавца) к другому (покупателю).

Для чего нужна и что подтверждает?

Данный документ нужен для того чтобы задокументировать переход права собственности на ТМЦ. Он является обязательным элементом транспортировки грузов и не зависит от того, какой транспорт используется для перемещения ТМЦ.

Документ используется для того, чтобы отразить информацию о поставщике и покупателе и необходим для того, чтобы покупатель смог сверить поставленную продукцию. Он подтверждает факт поставки товара и факт его отгрузки, то есть получение продукции покупателем, но факт оплаты накладные не подтверждают.

Существуют случаи, когда товар не оправдывает ожиданий покупателя, например, фактическое количество не соответствует с документным или товар плохого качества. В такой ситуации с помощью данного документа покупатель может осуществить возврат или замену продукции.

Создание данной бухгалтерской формы

Накладная заполняется в тот момент, когда осуществляется передача товара, либо сразу по её завершению. Она составляется в двух экземплярах, один остаётся у организации-продавца, а второй передаётся организации-покупателю. Составляет документ сторона, поставляющая ТМЦ.

В её состав входят сведения, необходимые для того, чтобы идентифицировать стороны и перемещаемый груз. Реквизиты, которые необходимо заполнить:

  1. Данные о сторонах: наименования предприятий.
  2. Дата, когда заполнен документ, его номер. Номер является обязательным реквизитом и используется для учёта порядка и синхронизации процессов. Для данного документа законодательством не предусмотрена строгая нумерация, поэтому тип нумерации выбирает само предприятие.
  3. Основание для сделки, например, договор купли-продажи, заказ-наряд и т.д.
  4. Данные о поставляемой продукции: наименование, количество, единицы, стоимость.
  5. Информация о лицах, принявших участие в сделке, их подписи.

Накладная обязательно подлежит заверению печатью, если получение производится без доверенности. В случае получения по доверенности печать не нужна.

Формально документ потеряет силу в случае неполноты информации, поэтому все графы должны быть заполнены. И обязательно, чтобы они были заполнены верно.

В документе недопустимы помарки, исправления, зачёркивания, нечитаемый текст и т.д. В случае, если внесены ошибочные или неточные данные, заполняется новый экземпляр.

Проверка статуса в ЕГАИС

ЕГАИС — это некая база, в которой находятся все необходимые данные об алкогольной продукции. С использованием этой системы можно проверить статус накладной, подтверждение факта закупки. А также можно узнать информацию об отправителе, номер, дату отправки и т.д.

Чтобы узнать местонахождение накладной необходимо располагать информацией только о идентификационном номере транспортного пакета, присвоенного перед отправкой.

Для проверки документа необходимо заполнить поле для идентификационного номера в соответствующем разделе, ввести защитный проверочный код и нажать на кнопку «запрос».

Подтверждение накладной в ЕГАИС осуществляется:

  • Если склад продавца расположен в черте города – в течение 3 дней после поставки.
  • Если склад расположен за городом, в сельской местности – в течение 7 дней.

Подтвердить документ можно в личном кабинете. Нужно выполнить следующие действия:

  1. Пересчитать продукцию и её номенклатуру, сравнить данные с электронной накладной и информацией в бумажных документах, сопровождающих поставку.
  2. Если данные сходятся, формируется акт о принятии накладной в ЕГАИС, что и будет считаться подтверждением.
В случае необходимости переотправить накладную, получатель груза может осуществить это через личный кабинет: сервер, с помощью идентификатора накладной, найдёт документ и переотправит его самостоятельно.

Отличие от счёта-фактуры

Главная разница заключается в том, что счёт-фактура используется как основание для зачёта НДС и не фиксирует передачу ТМЦ. Он оформляется на оплату ТМЦ.

Форма этих документов отличается: для счёта-фактуры она строго регламентируется, а накладная имеет свободную форму. Счёт-фактура подписывается только продавцом, а накладная ещё и покупателем.

Такой официальный документ, каким является накладная, необходим для осуществления сделок по реализации продукции, при купле-продаже. Без него не было бы возможности подтвердить отправление и приём продукции, что сильно бы затрудняло работу с перемещением ТМЦ.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 110-41-92 (Москва)
+7 (812) 385-57-31 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!
      
Все статьи рубрики "Накладная":
Разделы в рубрике "Накладная"
Оформление универсального передаточного документа. Может ли он использоваться вместо товарной накладной?
Для чего нужна накладная на перемещение ТМЦ внутри предприятия и как правильно заполнить форму ТОРГ-13?
Правила заполнения накладной на отпуск материалов на сторону. Особенности для форм М-15 и 0504205
Что такое расходная накладная и для чего она нужна? Инструкция по оформлению, бланк и образец документа
Для чего нужна приходная накладная и как правильно оформить этот документ?
Правила заполнения расходно-приходной накладной по форме ТОРГ-14 и особенности этого документа
Что такое накладная на передачу готовой продукции в места хранения и как заполняется форма МХ-18?
Порядок использования и правила заполнения транспортной накладной по форме Приложения 4 к Правилам перевозок грузов
Инструкция по оформлению возвратной накладной, бланк и образец, которые можно скачать бесплатно
Особенности накладных на отпуск товара, правила их заполнения. Возможность скачать бесплатно образец и бланк
Могут ли товарная и товарно-транспортная накладная заменить друг друга и чем они отличаются?
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий