Как написать благодарность в книге отзывов и предложений и должны ли на нее ответить?

Время на чтение: 5 минут Добавить в закладки

Каждая организация, ведущая деятельность в сфере обслуживания, обязана иметь Книгу отзывов и предложений и предоставлять ее посетителю при первом требовании.

Книга является установленным документом, на основании которого руководство структуры имеет возможность получать реальную оценку работы своей организации от потребителей.

Отсутствие Книги отзывов влечет за собой штраф и расценивается, как нарушение правил продажи (согласно ст.14.15 КоАП РФ).

В Книге фиксируются не только неприятные для персонала и руководства критические отзывы, но и положительные.

Как написать благодарность коллективу или отдельному работнику, существует ли для этого четко установленная форма, и что, кроме морального удовлетворения, влечет за собой положительный отзыв – проконсультируем в статье.

Показать содержание

Как написать положительный отзыв о работе организации?

Не существует четко установленной формы для написания благодарственного отзыва. Стиль и объем благодарности зависят от творческого потенциала посетителя и его удовлетворения обслуживанием. Но некоторых ограничений все же придется придерживаться.

Не стоит расписывать всю ситуацию – достаточно конкретно указать, за что и кому благодарен.

Не нужно сочинять новеллы на 2-3 листа и щедро сдабривать текст эпитетами. У руководства может не хватить времени и терпения на прочтение длинного текста, а за литературной «ширмой» потеряется суть благодарности.

Основные правила написания положительного отзыва в книге отзывов и предложений не отличаются от особенностей написания жалобы или замечания:

  • коротко;
  • четко;
  • емко;
  • конкретно.

Правильное письменное выражение благодарности выглядит так:

  1. Дата и время события.
  2. Имя сотрудника или название компании, которым адресована благодарность.
  3. Основание благодарности (четко изложенные пункты, обо всем, что понравилось посетителю).
  4. Подпись посетителя (фамилия, инициалы).
  5. Контактные данные посетителя (если считает необходимым получить ответ).

На основании благодарственного отзыва руководство компании выносит решение о поощрении работника. В каждой организации существует определенная форма стимулирования сотрудников, зачастую – материальное вознаграждение.

Чтобы не лишать работника шанса получить его, информацию в благодарности следует прописывать точно, без воды. Руководство многих компаний не придает значения неконкретным, «размытым» благодарностям и не берет их во внимание при премировании работников.

Оставить запись в книге жалоб и предложений может любой человек. Такие заметки бывают, как положительные, так и отрицательные. Также вполне можно высказать какие-либо пожелания по улучшению работы предприятия. А руководство организации обязано по первому требованию предоставить данный документ клиенту. И при этом книга должна быть правильно оформлена, прошита и зарегистрирована.

Пошаговая инструкция для клиента

Алгоритм написания благодарности в Книге жалоб и предложений следующий:

  1. Открыть книгу на новой (чистой) странице.
  2. Написать «шапку» благодарности: указать дату и время.
  3. Основная часть отзыва:

    • имя и фамилия сотрудника или официальное название организации;
    • за что выносите благодарность, для удобства прочтения можно разбить этот раздел на пункты (быстрое обслуживание, качественное обслуживание, дополнительная консультация и т.д.).
  4. Заключение: указать информацию о себе (фамилия инициалы – обязательно, номер телефона, адрес – по желанию).

Необходимо выражать похвалу компании или ее отдельным представителям за определенные моменты, избегая общих фраз. Таким образом, вы акцентируете внимание руководства на сильных сторонах работы организации.

Избегайте в благодарности фраз ни о чем: «Мне все понравилось», «Все было отлично», «Все было на высшем уровне».

Для руководства компании и рядовых сотрудников важно получить конкретную расшифровку этого обобщенного «все».

Ниже вы увидите образец благодарности, оставленной в книге жалоб и предложений, и ответа на нее:

Примеры хороших отзывов в книге жалоб и предложений

Для наглядности приводим несколько удачных примеров благодарностей от клиентов структур сферы обслуживания.

Пример 1:

12. 2018 г., 16.30.

Хочу вынести благодарность охраннику супермаркета «N» Соколовскому Игорю Валерьевичу. Я, как постоянный покупатель магазина, давно заметила, что он отлично справляется не только со своими обязанностями, но и помогает посетителям в плане консультации – подсказывает, где найти необходимый товар, а также выдает корзинки и тележки.

Сегодня И.В. Соколовский помог мне собрать и упаковать рассыпавшийся из корзины товар. Очень вежливый человек и хороший работник. Прошу руководство премировать И. Соколовского.

Рудько Валентина Петровна, пенсионер (номер телефона, подпись).

Пример 2:

07.2017 г., 14.15.

Объявляю благодарность автомеханику Серегину Ивану, к которому я постоянно обращаюсь по вопросу диагностирования и ремонта моего автомобиля.

  1. Работа всегда выполнена вовремя и качественно.
  2. Каждый раз я получаю очень детальную консультацию по интересующим меня вопросам, касательно эксплуатации автомобиля.
  3. И. Серегин – отличный работник, которого я буду рекомендовать всем своим знакомым автолюбителям.
  4. И. Серегин – воспитанный человек, с которым легко и приятно общаться.

Денис Евгеньевич Борисов (телефон, подпись).

Пример 3:

11 ноября 2018 года мы небольшой компанией впервые отдыхали в ресторане «Z». Были приятно удивлены высоким уровнем обслуживания со стороны официантки Натальи Загудиной и высочайшим уровнем приготовления блюд от повара Александра Шестакова.

Хотим отметить следующее:

  • несмотря на заполненность зала ресторана, Н. Загудина подобрала нам подходящий столик в уютном отдаленном месте, позаботившись, чтобы мы чувствовали себя максимально комфортно;
  • официант Загудина очень быстро приняла заказ, ненавязчиво предложила фирменные блюда, четко ответила на все вопросы по меню;
  • повар Шестаков достаточно быстро приготовил заказанное (а некоторые блюда были достаточно сложными), не заставляя нас томиться в ожидании заказа;
  • вкусовые качества блюд мы оценили очень высоко, презентация была весьма оригинальной, сервировка изысканной.

Просим предоставить этим сотрудникам ресторана премию за высокий профессионализм и душевное отношение к гостям.

И. Синицин, Е. Иванцов, А. Коробкина, С. Лихицкая.

Пример 4:

01.07.2017г., 08.00.

Очень благодарен продавцам-консультантам цветочного магазина «F» Ольге Олешко и Майе Зиминой за доброжелательное и высокопрофессиональное «раннее» обслуживание.

Мне сегодня с утра понадобился шикарный букет, и я зашел в это магазин буквально сразу после открытия и не смог четко сформулировать, что мне нужно. Но девушки поняли меня с полуслова, составили именно такой букет, как и требовалось – и по объему, и по шикарности, и по композиции растений.

При этом они проявили терпеливость и вежливость.

Дмитрий Платонов.

При написании благодарственного отзыва следует учитывать тот факт, что без персонализации автора благодарности (подписи, имени и фамилии) руководство компании может не рассматривать кандидатуру работника, которому адресован положительный отзыв, к премированию.

Как ответить на благодарность и обязательно ли это делать?

Под отзывом любого характера, размещенного в Книге отзывов и предложений, располагается строка реакции, которую заполняет непосредственно руководитель, или уполномоченный сотрудник.

Письменный ответ от администрации под благодарностью состоит в том, что руководитель ознакомился с текстом отзыва и предпринял какие-либо шаги для поощрения сотрудника.

Ответы на сообщения в Книге отзывов администрация должна предоставить в течение двух дней с момента появления записи.

Примеры правильных ответов

Форма ответа на отзыв с благодарностью – стандартная: число, месяц, год, надпись: «С сообщением ознакомлены», или «Отзыв прочитан, ваше мнение будет учтено в процессе премирования сотрудников», и подпись должностного лица.

Стиль – деловой, объем – сжатый, подробное описание поощрения сотрудника – необязательно. При необходимости, об этом можно сообщить автору благодарности в личном письме более конкретно.

Пример 1:

12.02.2019, 17.30.

Администрацией детского кафе «S» прочитан отзыв о качественной работе аниматора О. Петрова. Информация принята к сведению и будет взята во внимание при начислении квартальной премии сотрудникам.

Администратор Л. Матвейчук.

Пример 2:

08.2018, 13.20.

Администрация кондитерской «T» приняла к сведению ваш положительный отзыв о чуткости и внимании нашей сотрудницы В. Красновой. Эта сотрудница всегда была на хорошем счету у руководства, благодаря своему профессионализму и ответственности. Ваш отзыв раскрыл еще одно прекрасное качество Веры Ивановны. За это ей будет предоставлена премия – 35% от оклада.

Директор кондитерской О. Степанов.

Пример 3:

Администрация частной стоматологической клиники ознакомилась с отзывом о работе молодого специалиста Е. Шумилова.

Заведующий Г. Чернов, 16 ноября 2018 г.

На неформальные благодарности руководство, чаще всего, дает сдержанные ответы. За исключением заведений с нестандартным обслуживанием посетителей (кафе, баров, клубов).

Благодарность – одна из форм мотивации работников сферы обслуживания. Для ее составления не требуется длинного описания. Кратко обрисовав ситуацию и действия в ней работника, посетитель помогает повысить:

  • авторитет компании;
  • самооценку определенного сотрудника;
  • доверие к компании.

А также побуждает работника к качественному выполнению своих обязанностей в дальнейшем.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных.

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: